Leidraad voor het indiceren van een bronnenuitgave

Contact

Leidraad voor het indiceren van een bronnenuitgave

Onder redactie van J. Roelevink, met medewerking van P.J. Drooglever, M.T.A. Schouten en A.J. Veenendaal jr.

Inhoudsopgave

Inleiding
I Algemeen
II Structuur van een index
III Raster van trefwoorden
IV Formulering van trefwoorden
a Trefwoorden van zaken
b Trefwoorden van personen
c Trefwoorden van aardrijkskundige eenheden
V Technische kneepjes
VI Typografische vormgeving
VII Assistentie
VIII Computerprogramma's
Bijlage I Enige literatuur over indiceren
Bijlage II Enkele naslagwerken voor gegevens over aardrijkskundige eenheden

Like hanging, indexing a book concentrates the mind wonderfully.
A.C. Foskett

Die Erarbeitung guter Register ist eine sehr komplizierte Aufgabe, gepaart mit grosser Verantwortung, da Fehler, Ungenauigkeiten, Willkür und auch Ignoranz für den Benutzer sehr nachteilige Folgen haben können.
U. Motschmann

Inleiding

Een index valt te omschrijven als een op zichzelf staande, systematische toegang op de informatie die een bronnenuitgave als geheel omvat. De gebruiker van het boek, om wie het allemaal gaat, heeft de meeste baat bij een helder gestructureerd, consistent geheel. Een leidraad om een goede index te maken bestaat daarom uit zeer verschillende onderdelen. Aan het ene uiterste staan abstracte uitspraken die te maken hebben met de structuur van de index. Ze waarschuwen voor gevaarlijke zijpaden en doodlopende wegen. Op dit vlak liggen bijvoorbeeld het principe van de nevenschikking van trefwoorden en richtlijnen voor de opbouw van het raster van trefwoorden dat over de tekst van de bron zal worden gelegd. Het andere uiterste zijn de praktische zaken die berusten op een arbitraire beslissing en daarom dichter in de buurt van huisregels komen. Men kan hierbij denken aan de formulering van de trefwoorden van personen, plaatsen en zaken en aan de presentatie in druk.

De leidraad probeert een zeker evenwicht te bewaren in dit spectrum van mogelijkheden. Op sommige punten kunnen algemene uitspraken worden gedaan. Meestal echter gaat het om keuzen die samenhangen met de eigenschappen en de achtergrond van de bron die wordt uitgegeven. De bewerker zelf moet zich ervan bewust zijn welke beslissingen hij neemt, welke mogelijkheden en wenselijkheden er zijn en welke gevolgen bepaalde keuzen hebben. De meesten zullen geneigd zijn van het praktische uit te gaan en abstracties met enige weerzin te bejegenen. Toch zijn de laatste onvermijdelijk. Veel fouten in bestaande indices hangen samen met theoretische onmogelijkheden of met botsende uitgangspunten.

De leidraad behandelt alleen indices die de bewerker baseert op een van tevoren doordachte samenhang van trefwoorden, in gesystematiseerde vorm aan de gebruiker aangeboden. Dit zal altijd zo zijn in gedrukte boeken, maar vaak ook in digitale bestanden. Buiten beschouwing blijven dus verzamelingen van naar bevind van zaken aangebrachte trefwoorden, die in feite slechts een opeenstapeling van losse informatie zijn. Voor dergelijke open, geautomatiseerde systemen, die overigens ongetwijfeld ook onder historici snel aan belang zullen winnen, gelden geheel andere regels.

De leidraad is opgezet als een reeks korte punten met commentaar, zonder uitputtend te willen zijn. Het gaat om hoofdlijnen, vergezeld van voorbeelden en voorstellen voor oplossingen. Bij deze laatste heeft de eigen ervaring van de samenstellers een kleur aan het geheel gegeven. Een praktische handleiding voor een specifieke index valt op te stellen met deze algemene leidraad als uitgangspunt. Er kan niet vaak genoeg op worden gewezen dat een index altijd berust op een afweging van wenselijkheden, beschikbare tijd en redelijke omvang. Volledigheid staat niet gelijk met pietepeuterigheid. Overmaat is zelfs eerder contraproductief. De gebruiker verliest het overzicht.

Bewerkers van RGP-uitgaven wordt aangeraden deze leidraad te gebruiken bij het samenstellen van een index. Verder wordt aanbevolen een ontwerp van of de opzet voor een index voor te leggen aan de directeur van het ING. Op dat moment is er gelegenheid de gemaakte keuzen te bespreken en de bewerker van advies te dienen. Op die manier kunnen tijdrovende aanpassingen en correcties achteraf zoveel mogelijk worden voorkomen.

I Algemeen

Een index is een op zichzelf staande, systematische toegang op de informatie die een publikatie als geheel bevat, onder verwijzing naar de exacte vindplaats.
Omdat het woord bladwijzer in onbruik is geraakt, het woord register in archieftermen een aanduiding is voor een boek met een reeks (afschriften van) bescheiden en de term index in de wereldtalen geen misverstanden oproept, wordt deze laatste hier gehanteerd. Een index is zelfstandig in die zin dat een abstractie plaatsvindt ten opzichte van de stof die wordt geïndiceerd.
Maak de index zo toegankelijk mogelijk door heldere keuzen te doen, de aangenomen regels consistent toe te passen en ze indien nodig in een inleiding te verantwoorden.
Zoals elke bewerking van informatie is een index onvermijdelijk subjectief. Maar bouw zo min mogelijk individuele trekjes in. De gebruiker is het beste gediend met eenvoud en doorzichtigheid. Een praktische handleiding bij het zoeken voor de gebruiker, voorafgaand aan de index zelf kan zeer kort zijn als de interne logica voldoende houvast biedt. Alles wat langer is dan een regel of tien zou de bewerker opnieuw aan het denken moeten zetten over de helderheid van de opzet.
Een index dient uiteenlopende doelen van bewerker en gebruiker, namelijk:
a) hulp bij de opsporing van specifieke informatie; b) gelegenheid tot standaardisering en identificatie; c) steun tijdens de bewerking.
a) Het hoofddoel van een index is het opzoeken van specifieke informatie.
b) Bronnen uit het tijdperk van vóór de vaste spelling leveren veel varianten op die niet telkens kunnen worden geannoteerd. De index geeft de voor de betreffende uitgave gekozen en beredeneerde standaard weer. Bovendien biedt de index gelegenheid om, ter ontlasting van het notenapparaat, gestandaardiseerde nadere informatie te geven en personen en aardrijkskundige eenheden te identificeren.
c) Het verdient overweging om, indien mogelijk, bij de bewerking van de uitgave tegelijkertijd te indiceren. Zie punt 8.
Verdeel al bij de opzet van de uitgave de verschillende soorten informatie buiten het tekstcorpus helder over inleiding, annotatie, bijlagen, glossaria en index. Hoe dan ook moet worden vermeden dat één van de onderdelen overladen raakt.
De inleiding op een editie bevat alle functionele en archieftechnische gegevens betreffende de personen en instellingen. De annotatie zal de details bij de betreffende plaatsen in de tekst nader toelichten. Juist op deze punten kan de index dus minder uitgebreid zijn. Andersom verdient het overweging de annotatie te ontlasten door identificatie zoveel mogelijk naar de index over te brengen. Taalkundige aantekeningen horen in de annotatie of het glossarium, gegevens over gebruikte begrippen in een concordantie ofwel begrippenlijst.

Bijlagen kunnen op hun beurt weer veel hulp bieden bij het ontlasten van de index. Het is mogelijk om daarin per categorie gestandaardiseerde gegevens bij elkaar te zetten. Men denke aan lijsten van correspondenten, van bewindslieden, ambtenaren of predikanten. Behandel deze bijlagen echter zoveel mogelijk als een op zichzelf staand geheel, los van de index, dus zonder plaatsverwijzingen te geven. De index verwijst dan naar de lijst, waar de gebruiker de gewenste aanvullende informatie vindt. Alleen bijlagen waarvan de afzonderlijke eenheden niet in een index kunnen worden verwerkt, zoals lijsten van boektitels, kunnen zo nodig verwijzingen naar bladzijden krijgen. In de meeste gevallen kan dan ook worden volstaan met opname in de index van het trefwoord boeken, van de auteurs en eventueel van kernwoorden van de titels.
Sluit geen enkel onderdeel van het boek zonder opgaaf van redenen uit van de indicering.
Een index bevat in beginsel verwijzingen naar alle tekstonderdelen in een editie als geheel, dus niet alleen naar de hoofdtekst, maar ook naar inleiding, annotatie en bijlagen. Zo nodig kan met typografische hulpmiddelen onderscheid worden gemaakt bij de verwijzingen naar deze verschillende onderdelen. Indien het, vanwege de aard van een bepaald onderdeel, niet zinvol is om het te indiceren, dient dit met vermelding van redenen te worden aangegeven.
Wees volledig met de vermelding van personen, instellingen en plaatsnamen. Bedenk heldere richtlijnen voor het al of niet opnemen van zaken en begrippen vanuit de functionele achtergrond van de bron en de zeldzaamheid van de informatie die deze bron biedt.
De index is bedoeld voor de zeer lange termijn. Het belang dat de bewerker of de historici van zijn eigen tijd hechten aan bepaalde onderwerpen, kan in beginsel geen criterium vormen voor opnemen of weglaten. Minder tijdgevoelige overwegingen zijn:
a) de functionele achtergrond van een bron;
b) de vraag of bepaalde informatie alleen in deze bron te vinden is.

Bij zeer geformaliseerde documenten, zoals besluiten en oorkonden, zal het niet moeilijk zijn verband te leggen tussen de gegevens en het functioneren van de instelling of de vorst. Moeilijker wordt dit bij minder strak gecomponeerde teksten, zoals brieven, kronieken en dagboeken. Daar zal bijvoorbeeld indicering van de weersgesteldheid zin hebben, als de hoofdpersoon er psychisch of lichamelijk door beïnvloed werd, of er voor zijn activiteiten van afhankelijk was. Informatie die in het functionele verband minder interessant is, kan minder uitgebreid of in het geheel niet worden vermeld. Deze keuze hangt mede samen met de vraag of die gegevens beter of gemakkelijker elders te vinden zijn. Zo kan het bestaan van meteorologische gegevens indicering van mededelingen over het weer overbodig maken. Voorzichtigheid in de afweging is echter steeds geboden. Verder zal het soms op praktische gronden noodzakelijk zijn een eigentijdse gradatie naar belangrijkheid te koppelen aan de aard en de uitvoerigheid van de vermelding. Namen van in voorwoord of inleiding genoemde betrokkenen en in het algemeen van geciteerde auteurs worden niet in de index opgenomen.
Houd bij het opzetten van een index in het oog dat een bronnenuitgave fundamenteel verschilt van een wetenschappelijke verhandeling.
In een monografie heeft de auteur reeds een strakke logica aan de tekst ten grondslag gelegd. In een bronneneditie daarentegen zijn de gegevens vaak chronologisch geordend. Ze vloeien voort uit het functioneren van een bepaalde persoon of instelling. In het eerste geval bepaalt de leef- en denkwereld, in het tweede geval het takenpakket de inhoud van de bron. Deze kunnen dan ook beter als uitgangspunt dienen voor de opzet van de index dan de zakelijke inhoud van de tekst of de vraag wat de huidige onderzoeker daaraan interessant kan vinden.
Houd al bij de opzet van een index rekening met de eenheden waarnaar deze verwijst.
Het verdient overweging om, indien mogelijk, bij de bewerking van de uitgave tegelijkertijd te indiceren. Dit levert voordeel op als er interne verwijzingssystemen zijn of als de bewerker vaak in de eigen bron moet terugzoeken. Het nadeel is dat de trefwoorden soms tussentijds moeten worden gewijzigd, omdat bij de opzet niet bekend is wat men bij de verdere bewerking van de bron zal tegenkomen. Onmogelijk is gelijktijdige indicering als alleen bladzijdenummers van zetsel kunnen worden gevolgd.
Een index kan verwijzen naar bladzijden (romeins, arabisch) of naar doorlopend genummerde teksteenheden zoals brieven, besluiten enzovoort. Let bij een keuze op de eigenschappen van de bron, de fasen in de bewerking en de lengte van de teksteenheden waarnaar wordt verwezen. Deze laatste mogen niet te lang en niet te kort zijn. In het eerste geval moet de lezer te lang zoeken, in het tweede kan het aantal plaatsverwijzingen in de index evenredig toenemen zonder de gebruiker werkelijk vooruit te helpen.
Houd de grens in het oog tussen enerzijds abstractie of identificatie die nodig zijn om trefwoorden te formuleren en anderzijds interpretatie van gegevens in de bron. Verklaringen van de bewerker, voor zover geoorloofd, horen thuis in het notenapparaat.
Het is niet de bedoeling dat op basis van een vage tekst een persoon, een begrip of een stroming in de index wordt opgenomen. Een maker van een index mag niet aan de hand van weergegeven uitspraken bepalen of het een Lutheraan dan wel een Wederdoper betreft. Hij kan alleen begrippen uit de letterlijke tekst abstract weergeven. Heeft de tekst het over "de man van de overkant" en weet de bewerker op grond van kennis van buiten de tekst zeker wie dat is, dan komt de naam in een noot. Via de noot vindt opname in de index plaats. Zo kunnen ook opschriften boven onderdelen van teksten worden gebruikt als basis voor opname in de index.
Eén algemene index verdient de voorkeur boven afzonderlijke indices van personen, plaatsen en zaken. In sommige gevallen zal het echter zinvol zijn om bepaalde soorten gegevens uit de algemene index te lichten en afzonderlijk te alfabetiseren, hetzij in een bijlage, hetzij in een deelindex.
Een algemene index is het meest flexibel in het gebruik en verdient daarom de voorkeur. Vanuit het functionele oogpunt dat bij een bron behoort, kunnen zaken opgenomen worden onder personen of personen onder plaatsen. Verder is het dan mogelijk rechtstreeks te verwijzen van plaatsen naar instellingen, van instellingen naar personen en van instellingen of personen naar zaken. Dit is noodzakelijk als een index tevens wordt gebruikt voor identificatie. De gebruiker heeft slechts met één alfabet te maken. Nadeel kan zijn dat zakentrefwoorden minder opvallen in het geheel, maar dit is typografisch te ondervangen. Verder dwingt een algemene index tot een strakkere logische discipline van de bewerker. Gesplitste indices kunnen in sommige gevallen inzichtelijker zijn, maar ze leiden tot beperkingen bij het formuleren en indelen van trefwoorden. Wel valt het, zoals reeds eerder werd vermeld, te overwegen om bepaalde nauw omschreven categorieën gegevens aan een algemene index te onttrekken en onder te brengen in een afzonderlijk alfabet of in een bijlage. Hierbij moet worden bedacht dat iedere splitsing zijn eigen randgevallen en dubbelen heeft.
Stel voordat met indiceren wordt begonnen de structuur van de index en het globale raster van trefwoorden vast.
Met de structuur van de index wordt bedoeld: de manier waarop de trefwoorden, afgezien van hun feitelijke inhoud, onderling met elkaar in verband staan en worden ingepast in het geheel. Los hiervan hebben de trefwoorden, zoals ze door de bewerker worden geformuleerd, een eigen onderling logisch verband. Dit laatste is een raster dat over de tekst van de bron wordt heengelegd. Om beide zaken, waarop nader wordt teruggekomen, op de eigen index toe te kunnen passen, zijn de volgende stappen zinvol:
a) lees een stuk van de tekst met het oog op de index (opnieuw) door;
b) houd, indien van toepassing, de continuïteit met voorgaande en toekomstige delen in een reeks voor ogen. Deze kan zo nodig met behulp van overgangsverwijzingen van oude naar nieuwe trefwoorden worden gewaarborgd. Een raster voor volgende delen hoeft niet alle voorziene trefwoorden te omvatten, maar moet wel de mogelijkheid bieden om nieuwe zaken aan "op te hangen". Met verwijzingen als "zie ook" of "zie" kunnen nieuwe trefwoorden aan in de eerdere delen bestaande worden gekoppeld;
c) probeer de opzet uit op een beperkt stuk tekst;
d) pas het raster van trefwoorden zo nodig tussentijds aan.
Het is verstandig de gemaakte index achteraf opnieuw systematisch te bekijken.
Het zal vrijwel niemand gelukken voorgenomen regels over een langere periode consistent toe te passen. Bovendien zullen tussentijds onvoorziene problemen moeten worden opgelost. Let niet alleen op de structuur van de index, maar ook op doublures in de trefwoorden. Vergelijk alle voorkomende personen van een categorie, bijvoorbeeld burgemeesters of kapiteins, zodat ze niet dubbel zijn opgenomen onder verschillende namen of verbasteringen. Haal uit een algemene index een overzicht van de zakentrefwoorden om deze opnieuw door te lichten. Let ook goed op blinde verwijzingen: Perzië, zie Iran - naast: Iran, zie Perzië. Of: helemaal geen Iran te vinden voor de gebruiker. Zie verder ook de punten 42 en 43.
Overweeg of het binnen een serie nodig is in de indices terug te verwijzen naar voorgaande delen in verband met standaardgegevens.
Het kan zinvol zijn bijvoorbeeld gegevens over een persoon slechts éénmaal volledig op te nemen en in latere delen van een serie daarnaar te verwijzen.

II Structuur van een index

De structuur van de index is de manier waarop de trefwoorden, afgezien van hun feitelijke inhoud, onderling met elkaar in verband staan en worden ingepast in het geheel.
Er zijn twee mogelijkheden:

a) zelfstandige trefwoorden worden gelijkwaardig naast elkaar gezet. Als er van een algemeen naar een bijzonder begrip moet worden verwezen, gebeurt dat in een kruisverwijzing. Deze structuur is dus nevenschikkend.
Voorbeeld:
Financiën, 134; zie Belastingheffing; Overheidsfinanciën.
Belastingheffing: 12, 15; zie ook Vermogensbelasting.
Overheidsfinanciën: 15, 82.
Vermogensbelasting: 67, 219.
In de kruisverwijzingen kan van bijzonder naar algemeen of van algemeen naar bijzonder worden verwezen, al naar gelang de eisen die de bron stelt;

b) aan algemene trefwoorden worden subcategorieën hiërarchisch ondergeschikt gemaakt. Deze structuur is een classificatie.
Voorbeeld:
Financiën: 134.
Overheidsfinanciën: 15, 82.
Belastingheffing: 12, 15.
Vermogensbelasting: 67, 219.
De verleiding is meestal groot om dit systeem niet volledig door te voeren, maar toch een alfabetische volgorde voor de subcategorieën te kiezen:
Financiën: 134.
Belastingheffing: 12, 15.
Overheidsfinanciën: 15, 82.
Vermogensbelasting: 67, 219.

Met opzet zijn bij de voorbeelden dezelfde trefwoorden gebruikt, om te laten zien dat de structuur en het raster van trefwoorden twee verschillende zaken zijn.
Het spreekt vanzelf dat een index en een classificatie elk hun bestaansrecht hebben. Een classificatie is een uitstekend middel om zeer grote, zeer uiteenlopende hoeveelheden gegevens, die zullen blijven aangroeien, zoals bijvoorbeeld bibliotheekcatalogi, te lijf te gaan. Categorieën gegevens die te omvangrijk worden, kan men later weer logisch opsplitsen met gebruikmaking van alle mogelijke combinaties van personen, plaatsen en zaken. De index op een bron is echter bescheiden van omvang, qua inhoud niet zó breed en met de publikatie van het boek afgesloten. In die omstandigheden is de classificatie een paardemiddel. Deze zou immers symmetrisch moeten zijn, dat wil zeggen, de "top" van elke hiërarchie dient op hetzelfde logische niveau geformuleerd te zijn (niet theologie naast paleografie, maar theologie naast geschiedwetenschap / hulpwetenschappen / paleografie), elke opsplitsing op lager niveau dient volledig te zijn, eventueel dus met "lege", maar wel omschreven eenheden. Hierbij wordt het alfabet uiteraard geheel losgelaten. Bovendien wordt het voortzetten van de systematiek van een classificatie moeilijker naarmate de onderwerpen dichter bij elkaar blijven, juist omdat er steeds een begrijpelijke, elkaar niet overlappende onderverdeling moet zijn. Iedereen die een bibliotheekcatalogus heeft geraadpleegd, weet welke moeilijkheden dit oplevert. Kruisverwijzingen horen niet logisch bij een classificatie, omdat er onderschikking zou moeten zijn. Als er toch kruisverwijzingen in voorkomen wijst dit op overlappingen.

Kies voor een nevenschikkende structuur van een index. Deze maakt het mogelijk te allen tijde het alfabet als richtsnoer aan te houden. Bedenk daarbij dat ieder trefwoord een zelfstandige logische eenheid moet zijn. Nevenschikking van trefwoorden houdt in dat ze logisch in "willekeurige" volgorde kunnen worden gezet. Het alfabet is het beste houvast dat de bewerker en de gebruiker gemeen hebben om in dit geheel de weg te vinden. Nevenschikking en alfabet horen bij elkaar. Dus niet de classificatie:
Lakennering: 45, 189. Baai: 80, 136. Saai: 12, 32; met plotseling een alfabetische onderverdeling, maar:
Baai: 80, 136.
Lakennering: 45, 189; zie ook Baai; Saai.
Saai: 12, 32; waar alles in het hoofdalfabet staat.

Omdat trefwoorden naast elkaar staan, moeten ze ook een zelfstandige logische eenheid vormen. Ze kunnen immers als het ware heen en weer geschoven worden van de ene plek naar de andere. Wat dit betekent voor de formulering van trefwoorden, zal verderop worden uiteengezet. Hier alleen iets over de groepering van trefwoorden. Om te laten zien wat wordt bedoeld eerst een voorbeeld van classificatie:
Leger
Artillerie
Cavalerie
Genie
Infanterie.

Hier kan in feite elk begrip ook los staan: infanterie, artillerie. Er zal geen onduidelijkheid bestaan over de bedoeling. Het gaat hier dan ook niet om een nevenschikking omdat het onmogelijk is te zeggen:
Leger, Artillerie
Leger, Cavalerie
Leger, Genie
Leger, Infanterie; maar om een opsplitsing.

Een onderverdeling van een trefwoord daarentegen is iets anders. Hier gaat het om combinaties van begrippen die elk wel los kunnen voorkomen, maar alleen in die combinatie een specifieke betekenis hebben. Bij hetzelfde voorbeeld van het leger:
Leger, Commando
Leger, Moreel
Leger, Sterkte.

Als Sterkte apart wordt genomen, valt de hier bedoelde betekenis weg. Met andere woorden, het is in het verband van de bron geen zelfstandige logische eenheid. Kenmerkend voor een onderverdeling is daarom, dat het trefwoord steeds met een streepje kan worden herhaald:
Leger: 12, 87.
- commando: 34, 815.
- moreel: 44.
- sterkte: 59, 126.
Het streepje herhaalt het eerste trefwoord omdat het een onverbrekelijke combinatie vormt met het tweede, niet omdat er sprake zou zijn van onderdelen van een hoofdbegrip.

III Raster van trefwoorden
Los van de structuur van een index als geheel hebben alle trefwoorden ook een eigen logisch onderling verband. Dit verband wordt gedragen door de formulering van de trefwoorden en door de kruisverwijzingen. Er wordt verwezen van logisch smal naar logisch breed of omgekeerd. Het netwerk van de trefwoorden is een raster dat over de tekst van de bron heen wordt gelegd. Een plaatsverwijzing naar één specifiek onderdeel van de tekst van de bron mag vanwege deze interne logica niet op twee plaatsen in de index komen, maar moet worden ondervangen door een kruisverwijzing.

Zoals gezegd hebben in de nevenschikkende structuur alle gealfabetiseerde trefwoorden dezelfde waarde. Maar de formulering van de trefwoorden leidt tot een raster van trefwoorden met een eigen interne logica. Als in de bron op verschillende plaatsen wordt gesproken van fruit, van een appel en van een peer, komt het er op aan welke trefwoorden de maker van de index formuleert en hoe hij ze met elkaar verbindt. Op zich is het mogelijk om te kiezen voor Appel, voor Peer of voor Fruit. Maar aan elke keus zijn gevolgen verbonden. Deze combinatie van trefwoorden en kruisverwijzingen is het raster van de index.

Binnen dit raster mogen trefwoorden met plaatsverwijzingen elkaar niet overlappen. Onmogelijk is de volgende oplossing van het gebruikte voorbeeld:
Appels: 90, 111.
Fruit: 45, 189.
Peren: 45, 86.

Peren en appels zijn ook fruit. De maker van de index moet dus kiezen voor de grootste of voor de kleinste eenheid en van de ene naar de andere verwijzen:
Appels: 90.
Fruit, zie Appels; Peren [of: Fruit: 45, 180; zie ook Appels; Peren].
Peren: 126.
óf
[Appels, zie Fruit.]
Fruit: 45, 90, 126, 189.
[Peren, zie Fruit.]

In de praktijk kunnen een aantal kruisverwijzingen worden weggelaten, maar bij het bedenken van het raster en bij het maken van een grote index kunnen ze tijdens de bewerking hun dienst bewijzen en voor fouten behoeden.
Kies vooraf hoe grofmazig het raster van trefwoorden zal worden en of het beter is van algemener naar bijzonder dan wel van smaller naar breder te verwijzen.
Bij personen en plaatsen is het gebruikelijk altijd de kleinst mogelijke eenheden te kiezen. Dus niet: Huis van Oranje: 45, 144, 666; maar: Charlotte Brabantina: 45;
Maurits: 666;
Willem Lodewijk: 144.
Wat betreft geografische eenheden is het evenmin gebruikelijk om te kiezen voor:
Haarlem, zie Holland.
Rotterdam, zie Holland.
Holland: 456.
Haarlem: 123.
Rotterdam: 135.
en al helemaal niet voor:
Holland: 123, 135, 456.

Het eerste voorbeeld Holland/Haarlem/ Rotterdam is structureel gezien een classificatie. Het tweede voorbeeld betreft een raster van trefwoorden waarin aardrijkskundige eenheden op een onaanvaardbare wijze zijn samengevoegd tot grote eenheden, waardoor de gebruiker het zicht op de inhoud verliest.

Bij andere begrippen die we zelf formuleren is de schaal evenwel glijdend. De keuze kan vallen op bijvoorbeeld de algemene term marinebeleid, op vlootuitrusting, of juist op de naam van één bepaalde expeditie. Het hangt af van de aard van de te indiceren stof welke keus wordt gemaakt. In het algemeen kan worden gesteld dat de indicering per geval moeilijker wordt naarmate het raster van trefwoorden fijnmaziger is. Er doen zich dan steeds meer grensgevallen voor. Aan de andere kant werkt het weer gemakkelijker om van brede naar een aantal smalle trefwoorden te verwijzen. Als in een boek bijvoorbeeld veelvuldig en uitvoerig handel in vruchten ter sprake komt, is het zinvol voor elke vrucht een eigen trefwoord op te nemen.

Bij de kruisverwijzingen onder fruit treft de gebruiker dan meteen een staalkaart aan van alle vruchten die in de bron worden genoemd. Indien daarentegen in een dagboek tweemaal wordt vermeld dat de hoofdpersoon een appel eet en eenmaal een peer, naast een ontboezeming over hoe gezond fruit wel is, kan worden gekozen voor het ene trefwoord Fruit dat alles omvat. In dat geval zal het zelfs niet nodig zijn van Appel naar Fruit te verwijzen. Verwar in elk geval de gebruiker niet door de ene maal van bijzonder naar algemeen en de andere keer van algemeen naar bijzonder te verwijzen of de ene maal een breed trefwoord op te nemen en de andere maal een smal. Bijvoorbeeld in één index: Fruit, zie Citroenen, Kersen; èn: Walnoten zie Noten.
Soms zal het noodzakelijk zijn trefwoorden onder te verdelen. Een dergelijke onderverdeling mag niet botsen met de nevenschikkende structuur van zelfstandige eenheden.
De vraag wat een zelfstandige logische eenheid is, wordt bepaald door de draagwijdte en de aard van een bron. Enkele voorbeelden kunnen dit verduidelijken. In een uitgave betreffende één stad kunnen straatnamen gerust als trefwoord in het alfabet worden opgenomen. Hoogstraat betekent dan: de Hoogstraat in d¡e stad. Gaat het evenwel om een uitgave die een hele provincie omvat, dan is er een nadere aanduiding nodig.

De oplossing:
Hoogstraat in Schiedam: 37.
Hoogstraat in Rotterdam: 46.
is ongewenst, omdat het eerste trefwoord niet logisch zelfstandig blijkt te zijn zonder een toevoeging. De juiste oplossing is:
Schiedam, Hoogstraat.
Rotterdam, Hoogstraat.

De zelfstandigheid wordt dus bepaald door het terrein dat de uitgave bestrijkt. Deze zelfde bandbreedte bepaalt tevens welke combinaties van begrippen alleen samen een logisch zelfstandige eenheid vormen.

In het algemeen zijn er de volgende soorten trefwoorden:
a) functionele eenheden (personen, landen, steden, instellingen);
b) het functioneren van deze eenheden (vergaderfrequentie, leiding, onderdelen van de organisatie, subcommissies en trefwoorden van activiteiten zoals monstering, uitvoer);
c) de objecten van bemoeienis van de persoon of de instelling die de ratio van de editie vormt (alle zaken die in het functionele verband aan de orde komen). Tot deze categorie behoren ook behandelde ingekomen stukken zoals brieven en rekesten of producten zoals wetten en mandementen;
d) toevallige informatie zoals terloops genoemde personen, plaatsen en omstandigheden.

Er zijn vier mogelijkheden voor een trefwoord als kleinste zelfstandige logische eenheid binnen het voor een bepaalde index gekozen kader:
a) het behoort tot categorie 1, eventueel met onderverdelingen gebaseerd op de categorieën 2 en 3;
b) het behoort tot categorie 3, eventueel met onderverdelingen gebaseerd op categorie 1;
c) het behoort tot categorie 2 in het kader van een uitgave die één instelling of één persoon betreft;
d) het gaat om toevallige informatie. Deze zal naar zijn aard op zichzelf staan.

Voorbeelden van a:
Engeland, premier
Engeland, mijnbouw(beleid)
Amsterdam, magistraat
Staten-Generaal, commissies van

Voorbeelden van b:
Mijnbouw
Industrie, Engelse
- Franse

Voorbeelden van c:
Geboorte (van de hoofdpersoon)
Vergaderfrequentie (van de instelling waarvan de acta worden uitgegeven).

Trefwoorden van mogelijkheid d zullen altijd veel moeilijkheden opleveren. Het zal gaan om begrippen die of veel ruimer zijn dan de bandbreedte van de uitgave, omdat in een dorpskroniek plotseling een beschouwing staat over de buitenlandse politiek van een vorst, of omgekeerd veel smaller, als er in een uitgave betreffende het ministerie van justitie plotseling wordt gerefereerd aan de ruilverkaveling in de Greidhoek. Streef in beide gevallen naar brede begrippen om ze niet te veel ruimte in beslag te laten nemen.
Kies in het geval van een algemene index vooraf of categorieën trefwoorden in de index zullen worden gecombineerd en zo ja welke. Kies vervolgens welke categorie trefwoorden domineert en welke kruisverwijzingen in het gekozen raster passen.
Een combinatie van categorieën trefwoorden zoals beschreven onder punt 17 dient consequent te zijn. Het is dus nodig vooraf één keuze te maken welk onderdeel van een combinatie overal dominant wordt, dus overal voorop staat, omdat weinig wijzigingen tijdrovender zijn dan het doorvoeren van een nieuwe combinatie van categorieën. Bedenk altijd dat een dominantie van een trefwoord die tot grote onderverdelingen leidt, meer nadelen dan voordelen heeft, bijvoorbeeld de combinatie land/bemoeienis in een editie die hoofdzakelijk beleidszaken betreft. Visueel is dit een onding. Een aardige vuistregel kan zijn dat de herhalingen met streep niet de lengte van driekwart kolom mogen overschrijden.
Probeer voor onderverdelingen liefst niet méér dan twee categorieën per trefwoord te combineren.
Als twee categorieën niet toereikend zijn, is de enige remedie meteen een fijnmaziger raster van trefwoorden te kiezen met meer onderlinge verwijzingen. Te veel onderverdelingen maken het de gebruiker zowel visueel als zoektechnisch lastig.
Indien een trefwoord wordt onderverdeeld, dan komt de plaatsverwijzing slechts op één plek.
Ook hier geldt dat een overmaat aan onderverdelingen het lastig maakt te kiezen waar de plaatsverwijzing komt. Problemen op dit punt tijdens de bewerking moeten dan ook als waarschuwingen worden beschouwd.
De verschillende soorten kruisverwijzingen in het raster van trefwoorden vergen een zorgvuldige behandeling.
Kruisverwijzingen ontstaan om twee redenen:
a) ze verwijzen van een logisch smaller naar een logisch breder begrip of omgekeerd;
b) ze verwijzen naar een synoniem of naar een begrip dat dicht aanligt tegen een ander gebruikt trefwoord. Het laatste zal vaak worden veroorzaakt door de verhouding tussen de bewoordingen van de bron en het gekozen trefwoord.

Wees spaarzaam met dergelijke verwijzingen.
Kruisverwijzingen van soort b komen, indien een trefwoord alleen staat, onmiddellijk daarachter: Huwelijk: 34, 67; zie ook Echtscheiding; Verwantschapsgraden.
Indien een trefwoord is onderverdeeld, komen deze kruisverwijzingen volgens het principe van de nevenschikking op de laatste regel met herhalingsstreepje: - zie ook Echtscheiding.

IV Formulering van trefwoorden

De trefwoorden van de index zijn uiteraard gerelateerd aan de inhoud van de tekst. Ze staan echter in beginsel los van de feitelijke bewoordingen, al zullen ze er in de praktijk regelmatig mee samenvallen. Wel moet bij de formulering van trefwoorden recht worden gedaan aan het feit dat de index wordt gemaakt op een historische bron. Gebruik daarom toch zoveel mogelijk de terminologie van de betreffende periode.

Wie de bewoordingen van de tekst als uitgangspunt neemt en deze zonder wijziging of in lichte bewerking herhaalt, maakt geen index, maar een concordantie ofwel lijst van letterlijk in de tekst voorkomende begrippen. Een concordantie zal vooral nuttig zijn als een uitgave zich inderdaad leent voor onderzoek naar de ontwikkeling van woordgebruik. Deze vervangt dan evenwel niet de index.

Wie bij het indiceren te veel aan de feitelijke bewoordingen blijft hangen, loopt al snel de kans synoniemen tweemaal zonder verwijzing op te nemen omdat ze nu eenmaal zo in de tekst staan. Als er echter wordt gesproken over samoreuzen is er niets tegen om hiervan een trefwoord schepen te maken, tenzij de bron dwingt tot een duidelijk onderscheid tussen de Maasvaart (Sambre-Meuse schepen) en de Rijnvaart of tussen scheepstypen. Bij dergelijke "onvertaalbare begrippen" zal het dus steeds een keus zijn tussen opnemen als uniek trefwoord of onder een breder trefwoord.
In het algemeen is het zinvol om bij de formulering van trefwoorden begrippen van de betreffende periode te gebruiken omdat (toekomstige) onderzoekers deze ook zullen kennen zonder dat zij op de hoogte zijn van de terminologie van onze tijd. In dit licht zijn juist de contemporaine begrippen "tijdloos".

Enkele voorbeelden. Als in zeventiende-eeuwse teksten afwisselend wordt gesproken van gevangenen te water, gevangen zeelieden en lossing is Gevangenen te water een goed trefwoord, omdat dit in die periode een staande uitdrukking was. Wordt in een tekst gesproken over "alle de trappen van excommunicatie", dan kan Tucht (in de 17e-eeuwse, kerkelijke betekenis) een goed samenvattend trefwoord zijn.
De "functionele" achtergrond van de bron vormt het uitgangspunt voor de formulering van trefwoorden.
Een eerste basis voor de keuze van trefwoorden vormen de hoofdfuncties van personen of instellingen die de bron bepalen. Ze bieden de mogelijkheid aan de hand van de bemoeienissen met personen, plaatsen en zaken vooraf vast te stellen welke trefwoorden onontbeerlijk zullen zijn en hoe gedetailleerd ze moeten zijn. In het algemeen geldt: hoe smaller het onderwerp, hoe smaller de trefwoorden. Als de hele bron handelt over militaire zaken, zal een trefwoord leger niet veel verder helpen. In een bron die buitenlands beleid behandelt zal het daarentegen als één van de vele onderwerpen waarschijnlijk wel kunnen volstaan.
Trefwoorden kunnen uit meer dan één woord bestaan vanwege:
a) de logische onlosmakelijkheid
b) een onderverdeling met behulp van verschillende categorieën
c) identificatie
d) toevoeging van nadere informatie.

Houdt bij formulering en presentatie rekening met deze verschillen en kom tot één keuze voor alle vergelijkbare gevallen.
Mogelijkheid a) doet zich vooral voor bij dubbele namen van personen (zie punt 33), namen van instellingen en commissies (zie punt 28) en staande uitdrukkingen voor zaken. Voor mogelijkheid b) zie punt 18; voor 3) en 4) zie de punten 32 en 45. Het is zaak in de index deze verschillende mogelijkheden steeds analoog te presenteren.
Trefwoorden worden herhaald door een streepje op de volgende regel. Binnen deze volgende regel wordt niet opnieuw een herhalingsstreepje gezet.
Een trefwoord wordt - zo nodig - herhaald op een volgende regel met een streepje. Daarentegen wordt het eerste woord niet binnen de formulering herhaald. Dus niet: Grondwet, Oostenrijkse -: 45, 67. Hier staat eigenlijk: Grondwet, Oostenrijkse Grondwet: 45, 67. Dit is strijdig met de nevenschikking en met de regels van het Nederlands. Mogelijkheden zijn:
Grondwet, Nederlandse: 78.
- Oostenrijkse: 456.

IVa Trefwoorden van zaken

Houd een vaste regel aan voor het gebruik van enkel- en meervoud bij zakelijke trefwoorden.
In het algemeen zijn meervouden als trefwoord beter hanteerbaar omdat ze de in de tekst voorkomende enkelvouden ook kunnen omvatten. Omgekeerd is dit niet het geval. In een aantal gevallen zal uiteraard vanwege de inhoud van het begrip moeten worden gekozen voor een enkelvoud.
Kies als trefwoord voor een gevestigde eigennaam van een instelling of een soortnaam het geheel in de oorspronkelijke volgorde, met weglating van een eventueel tot de naam behorend bepalend lidwoord. Overweeg bij uiterste noodzaak een subindex aan te brengen. Neem geen afkortingen als trefwoord, maar los ze op.

De Commissie voor de Drankbestrijding, de Koninklijke Marine, het Nederlandsche Roode Kruis of de Nieuwe Rotterdamsche Courant komen in deze vorm, gealfabetiseerd op het eerste woord, in de index. Valt de naam van een organisatie deels samen met de behartigde zaak, dan worden kruisverwijzingen aangebracht. Ook is het mogelijk te kiezen voor een onderverdeling met een zakelijke en een functionele categorie, eveneens met kruisverwijzingen.

Indien in een index lange reeksen eigennamen van ongelijksoortige instellingen met eenzelfde woord beginnen, zoals 'Partij', 'Koninklijke' of 'Nederlandse' is dit geen reden om van het gebruik van die eigennamen als trefwoord af te zien.
Zorg er zoveel mogelijk voor dat de gebruiker niet het verband verliest tussen zaken en daarmee samenhangende instellingen van relatief geringe bekendheid.

Indien bijvoorbeeld sprake is van instellingen in oprichting of officieuze groepen, worden deze geïndiceerd onder het betreffende zakelijke trefwoord. Afhankelijk van de opzet van een index en de gebruikte categorieën komt een plan voor een Federale Marine onder Marine, federale, of een ad hoc verkiezingscommissie onder Verkiezingen of Verkiezingen, commissie ad hoc.
Vermijd opeenstapeling van trefwoorden die met dezelfde reeks letters beginnen en twee begrippen combineren.

Vervang bijvoorbeeld de combinatie:
Kerkeraad: 15, 40.
Kerkeraadsacta: 90, 136.
Kerkeraadsvergaderingen: 90, 145.
Kerkklok: 291.
door:
Kerkeraden: 15, 40.
- acta (van): 90, 136.
- vergaderingen (van): 90, 145.
Klokken: 291.
Kies bij de formulering van de trefwoorden uit categorie 3 (zie punt 18) uitdrukkingen die het functionele element verhelderen.
Het trefwoord Mijnbouwbeleid geeft duidelijker aan dat het gaat om het beleid van een instantie dan een trefwoord Mijnbouw. Vergaderfrequentie als trefwoord kan duidelijker zijn dan Vergaderingen.

IVb Trefwoorden van personen

Stel vast welke informatie op grond van de "functionele" achtergrond van de bron in de index in elk geval over personen wordt verstrekt. Ga na of het mogelijk en noodzakelijk is nadere gegevens toe te voegen en zo ja of dit in de index, in een bijlage of in de annotatie moet gebeuren. Betrek hierbij ook de vraag of deze gegevens voor alle personen naar redelijkheid te vinden zijn.

Om overlading van een index te voorkomen moet de informatie worden beperkt. Het best kan dit tegen de achtergrond van de functionele inhoud van de bron. Betreft het hoofdzakelijk kerkelijke zaken, dan zal bij een persoon wel worden vermeld of hij ouderling of diaken is, maar niet vanzelfsprekend dat hij ook voorzitter van de tuinbouwbond was. In een politieke bron is dat laatste misschien juist wel het doorslaggevende feit.

Met name voor vroegere perioden kan het uniformeren van gegevens betreffende personen onmogelijk of heel tijdrovend zijn. Overweeg een gedragsregel op basis van de volgende vragen:
a) is het zinvol bepaalde categorieën personen te onderscheiden?
b) levert de tekst van de bron gestructureerde gegevens? c) levert de tekst van de bron incidentele gegevens die elders niet gemakkelijk vindbaar zijn en de bronnenbewerker of gebruiker wezenlijk verder helpen?
d) zijn de gegevens voor een redelijk aantal personen binnen het geheel van de index uit literatuur te achterhalen?
e) welke gegevens moeten worden toegevoegd om de betreffende persoon te identificeren?

Op grond van deze overwegingen zal een index gewoonlijk minimaal bevatten:
a) de volledige familienaam en alle persoonsnamen;
b) adellijke en academische titels;
c) de in het kader van de bron relevante functie, zo mogelijk met jaartallen. Hieronder kan bijvoorbeeld ook eigendom van heerlijkheden vallen;
d) indien mogelijk en relevant de geboorte- en sterfdata;
e) regerings- en/of levensjaren van vorsten;

Buiten een index blijft uitgebreide informatie zoals:
f) De volledige carrière, los van de kaders van de editie;
g) Volledige familierelaties, ook met personen die niet in de tekst voorkomen.
Juist ten aanzien van gegevens betreffende personen geldt dat de geïnvesteerde tijd niet altijd opweegt tegen de winst aan kennis.

Alfabetiseer personen van wie dit gegeven bekend is op hun familienaam. Indien deze ontbreekt of onbekend is, wordt op persoonsnaam geïndiceerd.
Dubbele of meervoudige Nederlandse familienamen worden geïndiceerd naar analogie van Nederland's Adelsboek en Nederland's Patriciaat, of F. Josselin de Jong, "Samengestelde geslachtsnamen", Jaarboek van het Centraal Bureau voor Genealogie, III (1949), 11-72, en XII (1958), 65-80. Neem, indien de eerste van een dubbele naam niet geïndiceerd wordt, een kruisverwijzing op, bijvoorbeeld Snoeck Henkemans, zie Henkemans, Snoeck.

Wees er op verdacht dat bij onder anderen Chinezen, Japanners en Hongaren de familienaam in een tekst vóór de persoonsnaam genoemd staat. Voor de index levert dit geen problemen op. In de Indonesische archipel heeft ieder een persoonsnaam, soms een zelfgekozen titel, maar lang niet steeds een familienaam. Bovendien kon men naam en titels naar believen wijzigen. Indiceer de naam op de volgorde die de tekst geeft, ook als sprake is van islamitische of christelijke componenten, behalve wanneer het duidelijk gaat om een familienaam.
Neem regerende vorsten en hun familieleden op onder hun persoonsnaam, indien mogelijk onder een algemeen aanvaarde Nederlandse standaardvorm. Laat de hoogste titel vooraf gaan aan andere. Vermeld eventueel ook levens- of regeringsjaren. Maak kruisverwijzingen van de naam van de staat naar de naam van de regerend vorst, tenzij het onomstotelijk duidelijk is dat niet een bepaalde persoon maar de functie als zodanig wordt bedoeld.
Bijvoorbeeld: Lodewijk XIII, koning van Frankrijk 1610-1644 en Frankrijk, koning van, zie Lodewijk XIII; Ferdinand I, aartsbisschop van Keulen, prins-bisschop van Luik, bisschop van Freising. Frederik van Blankenheim, bisschop van Utrecht. Kies een manier om aan te duiden dat personen onder verschillende namen vorst zijn geweest: Frederik III, keurvorst van Brandenburg, 1701 koning in Pruisen als Frederik I of: Frederik I, koning in Pruisen 1701- 1713, (als Frederik III) keurvorst van Brandenburg 1688-1713. Brandenburg, keurvorst van, zie Frederik.
Trek één internationaal toepasbare lijn voor de weergave van namen van niet regerende vorstelijke personen en van adel, zowel voor de mannen als voor de vrouwen.
Neem niet regerende vorstelijke personen, met name in het Duitse Rijk voor 1806, op onder de persoonsnaam. Adellijke personen komen onder de familienaam, met een kruisverwijzing bij de naam van het goed waaraan deze is ontleend. Dus: Nottingham, graaf van, zie Finch, Daniel. Torcy, markies van, zie Colbert, Jean-Baptiste. Lathmer, heer van de, zie Broeckhuysen. Renswoude, heer van, zie Reede, Frederik Adriaan van (met persoonsnamen als er meer Van Reede's in de index voorkomen). Maar Frederik, erfprins van Hessen- Kassel.

Let bij Duitse vorstengeslachten op de juiste onderverdeling. Onderscheid bijvoorbeeld Hessen-Darmstadt, Hessen-Kassel, Hessen-Homburg en Hessen-Rheinfels of Saksen-Meiningen en Saksen-Lauenburg. Dit kan veel onduidelijkheden en identificatieproblemen voorkomen, ook tijdens het maken van de index. Raadpleeg hiervoor Europäische Stammtafeln, Neue Folge, I- ..., Marburg, 1980-... Kies voor het maken van kruisverwijzingen naar de afzonderlijke personen ófwel het hele geslacht: Hessen, landgraven en -gravinnen van, zie ...; ófwel onderverdelingen: Hessen-Darmstadt, landgraven van, zie ... ; Hessen-Kassel, landgraven van, zie ...
Kies bij namen van gehuwde vrouwen van vóór de Napoleontische tijd voor de meisjesnaam als standaard, met kruisverwijzingen van en naar de naam van de echtgenoot. Kies voor latere perioden voor opname hetzij onder de meisjesnaam, hetzij onder de naam van de echtgenoot.
Bijvoorbeeld: Ceulen, Tanneken van, weduwe van Simon Tenckinck: 19, 120 en Tenckinck, Simon, schout van Moerkapelle, weduwe van, zie Ceulen, Tanneken. Indien de naam niet bekend is: Butler, Archibald, kapitein, vrouw van.
Kies, indien onzeker is of een toponiem of beroepsnaam tot familienaam is geworden, voor indicering met kruisverwijzing.
Familienamen bestaande uit een zelfstandig naamwoord, voorafgegaan door een lidwoord en/of een voorzetsel, worden opgenomen onder het zelfstandig naamwoord.
Dus: Van der Spiegel onder de S, De Groot onder de G, Over de Linden onder de L. Kies bij Franse namen voor alfabetisering onder het lidwoord, met verwijzing. Ook Nederlandse namen die gewoonlijk aaneen worden geschreven, komen op het eerste woord van de aaneengescheven naam. Dus: Uytenbogaert op U, Versluis op V. Vreemde persoonsnamen worden gealfabetiseerd zoals in het land van herkomst, zo nodig met kruisverwijzing. Bijvoorbeeld Fontaine, zie La Fontaine; of Croix, zie Delacroix; [Eycken, zie] Vandereycken.
Kies een standaardvorm van de naam, waarachter de belangrijke varianten tussen haken worden toegevoegd. Na deze standaardvorm worden de plaatsverwijzingen toegevoegd. Kruisverwijzingen leiden de gebruiker van sterk afwijkende varianten naar de standaardvorm of dienen als verwijzing in het kader van identificatie.

Kies bij onzekerheid of verschillende varianten wel dezelfde persoon betreffen, voor twee standaardnamen, met kruisverwijzing.
Kies bij namen uit het verre buitenland de in de periode en plaats gebruikelijke, zo mogelijk gestandaardiseerd in een (latere) Europese, liefst Nederlandse vorm. Voor Russische namen kan de in de Winkler Prins Encyclopedie sub voce "Russische taal" aangegeven Nederlandse variant worden gekozen. Voor Indonesische namen biedt vanaf 1814 de Regeeringsalmanak voor Nederlandsch-Indië voorbeelden van een meer geüniformeerde spelling. Kies, indien in het Nederlandse taalgebied standaardvormen in bijvoorbeeld Frans of Latijn in omloop zijn, voor de oorspronkelijke Nederlandse, tenzij deze niet gebruikelijk is. Maak kruisverwijzingen tussen de standaardvormen, ook indien ze niet beide in de tekst van de bron voorkomen. Bijvoorbeeld: Cannabaeus, zie Hempenius. Platevoet, zie Plancius. Grotius, zie Groot.
Voor transliteratie van het Chinees bestaan het laat 19e-eeuwse Wade-Giles systeem en sinds omstreeks 1940 het Pinyin-systeem. Nederlandse systemen zijn nooit algemeen aanvaard.
Voor het Japans bestaat de transliteratie van Nelson.
Neem, indien gekozen is voor identificatie in de index, personen die in de tekst alleen zijn aangeduid met hun functie op onder hun familienaam, met een verwijzing bij de functie.
Dus: Staten-Generaal, griffier van, zie Fagel, François en Fagel, François, griffier van de Staten-Generaal. Engeland, premier van, zie Lamb en Lamb, William, lord Melbourne, premier van Engeland. Kudelstaart, schout van, zie Albertsz., Jan. Indien identificatie onmogelijk is, kan worden volstaan met: Grijsoord, ambachtsbewaarder van: 90.
Laat de naam van een functie onvertaald als dit tot misverstanden kan leiden.
Handhaaf bijvoorbeeld voor Engeland of Amerika secretary of state en sheriff en voor Frankrijk connétable en maréchal, voor Duitsland Freiherr.
Kies bij namen van personen van vóór de spellingshervormingen één standaardvorm beginnend met C of K, S of Z. Waak voor dubbel opnemen van namen. Breng niet per geval kruisverwijzingen aan, maar verwijs boven de betreffende kolom van de index éénmaal van C naar K en van K naar C en aldus ook voor S en Z.
Het is altijd aan te bevelen na voltooiing van een index de C en de K, de S en de Z naast elkaar te leggen om dubbele opname te voorkomen.
Wees alert op de mogelijkheid dat personen de ene maal met patroniem, de andere maal met familienaam voorkomen. Over het algemeen zal de tekst van de bron of de kennis van de auteur aanknopingpunten bieden om een patroniem met een eerder voorgekomen familienaam te verbinden, bijvoorbeeld Jacob Jansz. en Jacob Jansz. Slob. Moeilijker wordt het al met varianten: Bernt Jelisz., boormaker te Amsterdam en Boormaker, Barend Gillisz. Alleen lezing achteraf, eventueel met steun van de zoekmogelijkheden van moderne software, kan hier uitkomst bieden.

IVc Trefwoorden van aardrijkskundige eenheden
Maak geen onderscheid tussen geografische namen die een topografisch begrip vertegenwoordigen en aardrijkskundige namen die samenvallen met een bestuurlijke eenheid.
Bij namen van wateren, bergen en dergelijke doet dit probleem zich uiteraard niet voor. Een scheiding tussen een index van aardrijkskundige namen en een index van zaken levert echter moeilijkheden op als landen of steden voorkomen tegelijkertijd als geografische eenheid, als bestuurlijke eenheid of als collectief.

Het onderscheid is vaak moeilijk te maken of te handhaven. Bovendien is het niet wenselijk de naam tweemaal op te nemen of bijvoorbeeld Duitsland en Duitsers als twee trefwoorden op te nemen. Dit wordt: Duitsland, Duitsers, 78, 190. Indien het noodzakelijk wordt bevonden de drie elementen te scheiden, kan dit worden gedaan in een algemene index door de geografische trefwoorden onder te verdelen met behulp van categorie 2 (zie punt 18):
Frankrijk: 89, 119.
- inwoners (van): 13, 267.
- parlement (van): 67.
- president (van), zie X.
Neem alle namen van aardrijkskundige of topografische aard in de index op, indien noodzakelijk met een toelichting.
Wees zuinig met nadere aanwijzingen. Doe dit alleen als verwarringen met andere plaatsen van dezelfde naam mogelijk is: Eisenberg, in Waldeck; of als de tekst geen enkel aanknopingspunt biedt om een op zich weinig bekende plaatsnaam in een geografisch kader te plaatsen.
Namen van straten, pleinen, grachten en gebouwen worden opgenomen onder de naam van de stad of dorp waarvan zij onderdeel uitmaken, tenzij een bronnenuitgave op één stad betrekking heeft.
Het heeft uiteraard alleen zin dergelijke kleine topografische eenheden op te nemen indien dit in het kader van de uitgave een functie heeft. Er kan veel zoekwerk nodig zijn om de juiste benaming te vinden.
Standaardiseer buitenlandse plaatsnamen in de taal van het betreffende land die heden gebruikelijk is, tenzij er een algemeen aanvaarde Nederlandse naam of schrijfwijze bestaat. Maak kruisverwijzingen indien in de loop der tijden de officiële taal van het betreffende gebied is gewijzigd.
Gekozen wordt dus voor Londen, Parijs, Berlijn, Moskou, Warschau in plaats van London, Paris enzovoort.
Belgische en Noordfranse namen worden gestandaardiseerd overeenkomstig de huidige verdeling in Frans- en Nederlandstalig gebied, tenzij van een plaats met een Franse naam een algemeen bekende Nederlandse versie bestaat. Bijvoorbeeld: Doornik (Tournai); Duinkerken (Dunkerque); maar Arras (Atrecht); Bourbourg (Broekburg), met kruisverwijzingen indien de context van de bron dat vereist en bij identificatie altijd.

Buitenlandse plaatsnamen die in de periode van de bron vrijwel alleen onder de Nederlandse versie bekend waren, worden volgens de hedendaagse schrijfwijze opgenomen, met verwijzing. Bijvoorbeeld: Falmouth (Vaelmuyden); Soenwater, zie Oslofjord, en Oslofjord (Soenwater).
Als standaard voor de overige buitenlandse namen worden de laatste edities van de Bos Atlas, de Atlas van Tropisch Nederland dan wel de Times-Atlas gevolgd. Bij de laatste moet voor niet-Angelsaksisch taalgebied worden bedacht dat aanpassing van de schrijfwijze aan Nederlandse gewoonten noodzakelijk kan zijn. Zie voor Russische namen punt 39.
Voorbeelden bij taalwijzigingen in een gebied: Lemberg (Leopol), zie Lvov; en Lvov (Lemberg, Leopol); Temesvár, zie Timisoara; en Timisoara (Temesvár); Kroonstad (Kronstadt), zie Brasow; Kronstadt, zie Brasow, en Brasow (Kronstadt). Vermeld bij dikwijls veranderde namen, zoals bijvoorbeeld in Oost-Europa, alle versies die in de tekst voorkomen, met verwijzing naar de huidige naam. Kies bij Indonesische namen consequent voor één toenmalige of voor de hedendaagse spelling. Oud is: Soenda, Soerabaja, Cheribon óf Sunda, Surabaja, Tjirebon; nieuw is Sunda, Surabaya, Cirebon.
Varianten op plaatsnamen worden tussen haken opgenomen achter de standaardvorm.
Bijvoorbeeld: Chivelbain [als verbastering in een tekstuitgave], zie Swidwin; Schivelbein (Chivelbain, Schiffelbein), zie Swidwin; en Swidwin (Chivelbain, Schivelbein, Schiffelbein), Polen.

V Technische kneepjes
Let op de druktechnische weergave en de alfabetische invoeging van tekens waarbij dit probleem zich voordoet.
Kies voor alfabetisering van de ij als i-j. De keuze om de ij te alfabetiseren als was het een i-j voorkomt veel problemen met software, die anders op basis van internationale regels tot ongewenste conclusies kan komen. Hetzelfde geldt uiteraard voor de Duitse ß. Neem deze over als ss en alfabetiseer hem aldus. Laat Duitse tekens staan als ä, ö, ü, maar alfabetiseer ze onder ae, oe, ue. Houdt in het Nederlands niet-gangbare tekens in ons alfabet onder de dichtstbijzijnde vorm: å als a.
Geef zo nodig binnen de cijferreeks typografisch aan onder welke plaatsverwijzing de algemene informatie over de betreffende eenheid te vinden is.
Het is mogelijk de gebruiker snel te helpen door de vindplaats van de volledige tekst van een document, van een persoonsbeschrijving of van de uitleg van een zaak te cursiveren of vet te laten zetten.
Breng, indien achter een trefwoord meer dan dertig plaatsverwijzingen komen, een verandering aan die het aantal terugbrengt.
Bij wijze van indicatie kan het getal dertig, afhankelijk van de aard van de uitgave, als streefgetal worden genoemd als het maximale aantal plaatsverwijzingen. Bij al te grote aantallen zullen de gebruikers meestal afhaken. Degene die toch geïnteresseerd blijft, zal in de meeste gevallen ofwel grote gedeelten van de bron lezen ofwel ook willen weten waar de gezochte persoon of zaak níet voorkomt. Dat laatste kan in analytisch opzicht immers even belangrijk zijn.

Een dergelijke gebruiker kan door de maker van de index niet verder worden geholpen. Mogelijkheden tot bekorting van het aantal plaatsverwijzingen zijn de volgende:
a) verdeling van de plaatsverwijzingen over meer, logisch smallere, trefwoorden met kruisverwijzingen of onderverdeling van het trefwoord. Aan deze oplossing zitten uiteraard duidelijke grenzen. Het heeft geen zin allerlei nutteloze onderverdelingen te maken. In het ergste geval moet de gebruiker de gescheiden reeksen van plaatsverwijzingen zelf weer in numerieke volgorde zetten om gemakkelijk te zoeken;
b) vermelding van het woord passim achter het trefwoord. De gebruiker weet dan in elk geval dat het bedoelde in het boek voorkomt. Bovendien is met de vermelding van het trefwoord ook de mogelijkheid tot identificatie geschapen. Een mengvorm, wanneer iemand of iets in een groot deel van een boek zeer regelmatig voorkomt is: passim tot 125; 167, 548 of omgekeerd: 123, 169, vanaf 270 passim;
c) samenvoeging van nummers van eenheden waarin het trefwoord minstens om het andere nummer voorkomt. Bijvoorbeeld: 201-210 passim in plaats van: 201, 202, 204, 206, 207, 208, 210.
Overweeg, als de trefwoorden met aanvullende informatie te veel ruimte in beslag nemen, afkorting van standaardtermen of onderbrenging in een bijlage. Deze ingreep dient dan in de inleiding op de index te worden verantwoord.
Het is mogelijk afkortingen te bedenken voor termen die zichzelf zeer vaak herhalen. Voorzichtigheid blijft evenwel geboden, omdat de gebruiker snel op een dwaalspoor kan komen. Een bijlage zal over het algemeen meer mogelijkheden bieden, al was het maar omdat deze niet in kolommen maar over de volle breedte van een bladzijde wordt gedrukt.

VI Typografische vormgeving
Bepaal voordat met het indiceren wordt begonnen, welke typografische vorm de index uiteindelijk moet krijgen.
Zowel in een kaartindex als in een geautomatiseerd gegevensbestand is het noodzakelijk meteen de juiste typografische vorm aan te houden. In sommige gevallen zal deze zijn vastgelegd door de uitgever van het boek of van de reeks, in andere gevallen niet.
Bespreek vooraf met de uitgeverij de typografische vormgeving van de index.
Voor de RGP-delen bestaat een aantal algemene huisstijlregels. Naast deze huisstijlregels kan de vormgeving van de index verschillen omdat de aard van de uitgave hierom vraagt. Indien een uitgeverij geen huisstijl heeft, is het goed om vooraf te beslissen over het drukken van de index in kolommen of over de volle breedte van de bladzijde, over het gebruik van hoofdletters, over de wijze waarop ondertrefwoorden van hoofdtrefwoorden worden onderscheiden en over onderscheidingstekens tussen trefwoorden en plaatsverwijzingen.
Als typografische middelen om onderscheid te maken tussen soorten trefwoorden of soorten plaatsverwijzingen kunnen overwogen worden: cursivering, vet zetten, een n achter een plaatsverwijzing indien het een noot betreft, of het plaatsen van een * achter een plaatsverwijzing.
Het is mogelijk bepaalde soorten trefwoorden te cursiveren, bepaalde plaatsverwijzingen te cursiveren, of met een typografisch onderscheidingsteken cijfers van plaatsverwijzingen in soorten te onderscheiden.
Houd altijd in het oog dat typografische onderscheidingsmiddelen inhoudelijke aspecten hebben. Ze kunnen niet voor twee zaken tegelijk worden gebruikt.

Typografische onderscheidingsmiddelen brengen de lezer op een bepaald spoor. Het is niet wenselijk dat bijvoorbeeld het cursief of het vet voor twee verschillende zaken worden gebruikt. In het algemeen is het beter een index typografisch zo "rustig" mogelijk te houden. De gebruiker moet al op vele andere dingen letten. In RGP-verband dient het gebruik van deze onderscheidingsmiddelen altijd vooraf te worden overlegd met de uitgeverij.

VII Assistentie

Maak met een assistent vooraf afspraken over de opzet van de gegevensbestanden, de algemene werkwijze en de typografische vormgeving.
Geef een assistent altijd een volledige schriftelijke handleiding die op de uitgave in kwestie slaat. Onderdelen hiervan zijn richtlijnen voor de opzet van computerbestanden en het beheer daarvan, de werkwijze en de taakverdeling. Geef aan op welke manier de aanwijzingen voor de assistent op de kopij worden aangegeven. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk trefwoorden te markeren met viltstift, trefwoorden te onderstrepen, marginale aantekeningen te maken of de tekst met een grotere regelafstand te printen, zodat ruimte ontstaat voor tussen de regels geschreven aanwijzingen.
Verdeel de taken helder tussen de bewerker en de assistent, afhankelijk van de mogelijkheden van de laatstgenoemde.
De ervaring, de zelfstandigheid en het eigen initiatief van de assistent zijn de uitgangspunten bij de afspraken. De belangrijkste keuzen betreffen het maken van de trefwoorden op zaken, het identificeren van personen en aardrijkskundige eenheden en het bijeenzoeken van aanvullende gegevens.
Schep een kader voor regelmatige begeleiding van de assistent.
Assistenten moeten tijdens het maken van de index bij de bewerker terecht kunnen met vragen, om opgemerkte inconsequenties en onvoorziene problemen op te lossen. Neem duidelijke beslissingen en vul de handleiding aan.

VIII Computerprogramma's

Kies een wijze van computermatige bewerking die bij de omvang en de eigenschappen van de index past. Bezwijk niet voor de verleiding een te ingewikkeld softwarepakket te kiezen.
In grote lijnen zijn er twee mogelijkheden: tekstverwerking of database. Op de voor- en nadelen wordt hier kort ingegaan. Pleeg echter altijd overleg met een deskundige.
a) tekstverwerkingsprogramma WP 5.1 met a/b/c-zoekmacro's. Het voordeel is dat het scherm overzichtelijker lijkt dan die van dBase III+ en Dataperfect. Het nadeel is dat het programma niet op alfabet sorteert. Dit moet de bewerker zelf bij het invoeren doen. Verder werkt het trager dan databases. Ook is het kwetsbaarder omdat er gemakkelijker fouten optreden (de macro's kunnen vastlopen, de kans is groot dat men het ene bestand in het andere binnenhaalt).
b) het indexprogramma van WP 5.1. Steek hierin voor een RGP-editie geen tijd. Dit programma is niet geschikt voor verwijzingen anders dan naar bladzijdenummers van het computerbestand zelf. Daarom is het ongeschikt voor elk zetwerk dat niet camera-ready onder WP 5.1 wordt uitgebracht. Ook zijn er veel inhoudelijke beperkingen. Er kan niet geïndiceerd worden op spellingsvarianten. De trefwoorden moeten heel concreet zijn. Voor het maken van een (analytische) zakenindex kan men de termen niet abstraheren.
c) Dataperfect (een database-programma). De voordelen zijn de volgende. Het programma is uitermate geschikt voor grote indices, gebruikersvriendelijk en neemt weinig opslag- en geheugenruimte in de computer. DP beschikt over de mogelijkheid stukken tekst van verschillende lengte efficiënt op te slaan en terug te vinden. Het programma gebruikt hiervoor een tekstveld met variabele lengte, zodat de lengte van trefwoord met verwijzingen niet vooraf vast hoeft te staan. Bovendien is het mogelijk een veld voor alfabetisering en een veld voor tekst te onderscheiden. Een groot voordeel is ook dat DP direct WP-files kan "lezen" en "schrijven". Het grote nadeel is dat de structuur van het programma tijdens de bewerking niet kan worden veranderd. Goed denkwerk vooraf en een test zijn hier dus dubbel noodzakelijk. In het boekje van Peter van Doorn & Jaap Moes, Basishandleiding Dataperfect, staat op pag. 65 en 66 een vergelijking van dBase III+ met Dataperfect.

Bijlage I Enige literatuur over indiceren

ABC-regels. Handleiding voor het alfabetisch rangschikken (8e druk 1985).
Anderson, M.D., Book indexing (Cambridge 1971).
British Standards Institution. Recommendations [for] the preperation of indexes to books, periodicals and other publications (London 1976).
Brown, George E., Indexing. A handbook of instruction. With a preface by E. Wyndham Hulme (New York 1921).
Cleveland, D.B. en A.D. Cleveland, Introduction to indexing and abstracting (Englewood, 1990).
Collison, Robert L.W., Indexing books. A manual of basic principles (Londen 1962).
Foskett, A.C., The subject approach to information (4e ed., Londen 1982).
Kline, M-J., A guide to Documentary Editing (Baltimore/London 1987).
Knight, G. Norman, Indexing, the art of. A guide to the indexing of books and periodicals (Londen 1980).
H. Kunze, Uber das Registermachen (Leipzig 1964).
Lancaster, F.W., Indexing and abstracting in theory and practice (Londen, z.j.)
Rowley, J., Abstracting and indexing (Londen 1988).
Wellisch, H.H., Indexing from A to Z (New York 1991).
Society of indexers. A select reading list on indexing. Compiled by Ann Hoffmann (Cambridge 1978).
[Geannoteerde bibliographie]. Het tijdschrift van de Society, The indexer I (1958-) behandelt aspecten van het indiceren.
Trefwoorden. Handboek voor opleiding en praktijk ('s-Gravenhage 1983).

Bijlage II Enkele naslagwerken voor gegevens over aardrijkskundige eenheden

Algemeen

Andrees allgemeiner Handatlas. 2 dln (7e druk 1921; 8e druk 1921). Geeft veel gedetailleerde informatie voor Duitstalige gebieden.
De oudere reisgidsen van K. Baedeker bieden vaak uitkomst als plaatsen moeilijk vindbaar zijn omdat ze in de loop der tijd door grote steden zijn opgeslokt.
Gedetailleerde moderne wegenkaarten, in combinatie met oude kaarten, helpen vaak als een verbastering moet worden thuisgebracht.
Voor topografische aanduidingen van kleine zaken is het soms handig een oorkondenboek en/of een leenregister van het betreffende gebied ter hand te nemen.
Orbis latinus: Lexicon lateinischer geographischer Namen des Mittelalters und der Neuzeit. Ed. H. Plechl, met medewerking van S.C. Plechl. 3 dln. (Braunschweig 1972).
The Times Atlas of the World. Verschillende edities (Londen).
Times index-gazetteer of the world. Londen 1965. Deze bevat ook geografische gegevens die niet in de Times-atlas staan, maar daar met opgave van lengte en breedte.
J. van Wijk Roelandszoon, Algemeen Aardrijkskundig Woordenboek. 7 dln. (Dordrecht 1821-1826).
J. van Wijk Roelandszoon, Supplement op het Algemeen Aardrijkskundig Woordenboek, 4 dln. (Amsterdam 1836-1842).

België

K. de Flou, Woordenboek der toponymie van Westelijk Vlaanderen, Vlaamsch Artesië, het Land van den Hoek, de graafschappen Guines en Boulogne, en een gedeelte van het graafschap Ponthieu. 18 dln. (Gent 1914-1953).
M. Foulon en M. Poulain, Repertoire historique des communes belges de 1831 à nos jours = Geschiedkundig overzicht van de Belgische gemeenten tot heden ([Louvain-la-Neuve] 1981).

Duitsland

Geschichtlicher Atlas der Rheinprovinz, ed. W. Fabricius (Bonn, 1894-1909).
Hierbij: Erläuterungen zum geschichtlichen Atlas der Rheinprovinz (Bonn/Leipzig, vanaf 1923).
M. Kämmerer, Ortsnamenverzeichnis der Ortschaften jenseits von Oder und Neisse (Leer 1988). Geeft Duits - Slavische omzettingen.
J. König, Verwaltungsgeschichte Ostfrieslands bis zum Aussterben seines Fürstenhauses. [Veröffentlichungen der Niedersächsischen Archivverwaltung, Heft 2] (Göttingen 1955).
G. Reichling, Gemeindeverzeichnis für die Hauptwohngebiete der Deutschen ausserhalb der Bundesrepublik Deutschland (Frankfurt am Main 1982). Geeft Duits - Slavische omzettingen.

Groot Brittannië

The Victoria history of the counties of England (London 1900-).

Frankrijk

France. Répertoire des communes (Parijs 1987).

Nederland

A.J. van der Aa, Aardrijkskundig woordenboek der Nederlanden. Fotografische herdruk van de uitgave van Gorinchem, 1839-1851. 14 dln. (Zaltbommel 1976-1980).
A.A. Beekman, De Wateren van Nederland: aardrijkskundig en geschiedkundig beschreven ('s-Gravenhage 1948).
B.C. Damsteegt, Nieuwe Spiegel der Zeevaart. Nederlandse namen op zeekaarten uit de 16e en 17e eeuw (Amsterdam 1942).
L.F. Teixeira de Mattos, De waterkeeringen, waterschappen en polders van Zuid-Holland. 10 dln. 15 banden ('s-Gravenhage 1906-1961).
Vuga's Alfabetische Plaatsnamengids van Nederland (8e dr., 's-Gravenhage 1991; 9e dr. 1993).

Nederlands-Indië

Atlas van Tropisch Nederland. Fotografische herdruk van de editie van 1938 (Landsmeer 1990).
De Regeeringsalmanak voor Nederlandsch-Indië (1814-1942).

Leidraad voor het indiceren van een bronnenuitgave