Debat over sluiting van studiezalen tijdens KVAN-dagen

Op maandag 11 juni vond tijdens de jaarlijkse studiedagen van de KVAN (Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland) in Middelburg een debat plaats tussen Christian van der Ven, coördinator studiezaal en informatie van het BHIC (Brabants HistorischInformatie Centrum in ‘s-Hertogenbosch) en Ton Kappelhof, oud-medewerker van het Huygens ING en sinds 1 januari van dit jaar onafhankelijk historisch onderzoeker.

De vraag was hoe de echte, fysieke studiezaal en de digitale studiezaal zich in de toekomst tot elkaar gaan verhouden. In concreto: worden binnen afzienbare tijd alle archieven gedigitaliseerd, zodat de studiezalen dicht kunnen? Of zal maar een heel klein deel van de archieven worden gedigitaliseerd, waarna de studiezaal toch dicht gaat en veel onderzoekers niet meer bij de niet-gedigitaliseerde archieven kunnen. Volgens Ton Kappelhof is de kans op deze laatste ontwikkeling reëel en dat maakt goed wetenschappelijk historisch onderzoek in archieven onmogelijk. Christiaan is veel optimistischer daarover.

Niet of-of maar en-en
Het debat werd bijgewoond door bijna honderd belangstellenden en verliep in een rustige sfeer. Omdat het echter maar drie kwartier duurde, kon het onderwerp niet echt uitgediept worden. Wel waren velen het erover eens dat de digitale en de fysieke studiezaal elkaar aanvullen. Het zal eerder en-en worden dan dat de ene de andere vervangt. Zie voor interessant statistisch materiaal dat deze opvatting ondersteunt het Archievenblad van mei 2012.

Scanning on demand geen panacee
Scanning on demand van archiefbestanden, wat door veel diensten wordt voorgestaan, lijkt toch niet de oplossing voor het probleem. Er zijn klachten over de kwaliteit van de geleverde beelden, terwijl het uit kostenoverwegingen alleen doenlijk is voor kleine bestanden met een hoge informatiewaarde.

Tempo van digitalisering
Onduidelijk blijft hoe snel het digitaliseren van archieven gaat verlopen; wel staat vast dat er grote regionale verschillen aan het ontstaan zijn. In Brabant is men druk bezig. Zo zijn daar al veel protocollen van schepenbanken en notarissen, soms ook voorzien van fijnmazige toegangen, gedigitaliseerd. Het Nationaal Archief daarentegen laat deze optie vooralsnog om financiële reden links liggen.

Stijgende beheerskosten
Zoals wel vaker gebeurt kwamen ook andere aspecten van digitalisering aan de orde die gevolgen gaan hebben voor de onderzoeker. Zowel de directeur van het Markiezenhof (een combinatie van een regionale archiefdienst en een museum in Bergen op Zoom) als het Nationaal Archief melden dat de beheerskosten van gedigitaliseerde archieven en hun toegangen sterk stijgen. Bergen op Zoom wil deze kosten in rekening gaan brengen bij de klant. Deze kan dan kiezen tussen een abonnement van 2,50 euro per maand op alle gedigitaliseerde toegangen of naar Bergen op Zoom reizen om daar op de terminal de gedigitaliseerde bestanden te raadplegen (de originelen zijn gerestaureerd en in principe niet meer toegankelijk). Betalen heeft in elk geval het grote voordeel dat je thuis de stukken kunt bestuderen, wanneer het jou uitkomt, terwijl het reis- en verblijfkosten uitspaart.

Ton Kappelhof, onafhankelijk historisch onderzoeker