Historici.nl





#cultuur en kunst
#politiek en bestuur
#maatschappij
#wetenschap en techniek
#oorlog en krijgsmacht
#economie en financiën
#kerk en religie
#overzeese gebieden
#scheepvaart
#onderwijs
#recht
#erfgoed
#kolonialisme
#Tweede Wereldoorlog
#archieven
#slavernij
Door Maartje van de Kamp
11-06-2018
Maartje van de Kamp

E-mailarchivering: het digitale geheugen van de overheid

Op een gemiddelde werkdag arriveren en vertrekken er een stuk of vijftig e-mails in en uit mijn inbox. Vragen over openbaarheid, verzoeken om commentaar op memo’s, uitnodigingen voor vergaderingen, uitnodigingen voor taart (mijn favoriete e-mails), e-mails ter kennisneming etc. Het meeste kan na beantwoording weg, al zijn er ook e-mails die ik wil of moet bewaren.

Verantwoording
Als ambtenaar moet je e-mails bewaren die bij een werkproces horen. De overheid moet immers verantwoording afleggen van zijn handelen. De bijbehorende informatie moet beschikbaar zijn voor burgers. Op korte termijn, als er een Wob-verzoek wordt ingediend, of op lange termijn als historici zich later willen buigen over hoe wetgeving en besluitvorming tot stand kwamen.

Toen de administratie nog volledig van papier was, werden brieven, nota’s en memo’s per werkproces of via andere (alleen voor ambtenaren en hopelijk historici te begrijpen) archiveringsmechanismen bewaard door de afdeling Administratie. Sinds we massaal digitaal zijn gaan werken, word ik als ambtenaar geacht dat zelf te doen.

De afgelopen jaren is gebleken dat ambtenaren daar niet zo goed in zijn. De enorme hoeveelheid e-mails, samenwerking in netwerken en ketens en de soms omslachtige systemen waarin de e-mails bewaard moeten worden, slaan langzaam maar zeker een gat in het geheugen van de overheid. Voor de problemen met het beheer van digitale informatie is de overheid al meermaals op de vingers getikt. Denk maar aan het bonnetje van Teeven.

Capstone methode
Omdat het lastig is om per e-mail te beslissen of iets bewaard moet worden, werd in de Verenigde Staten een nieuwe methode ontwikkeld om met e-mails om te gaan: de zogenaamde Capstone methodiek. Deze methode houdt in dat e-mailboxen van medewerkers in het geheel worden bewaard en, zodra de periode van het afleggen van verantwoording is afgelopen, volledig worden vernietigd. De e-mailboxen van vooraf vastgestelde sleutelfiguren (de capstones) blijven permanent bewaard en worden overgebracht naar the National Archives.

Deze methode bespaart veel werk maar is geen wondermiddel. In het White Paper waarin de methode uiteen wordt gezet, waarschuwt het Amerikaanse Nationaal Archief dat deze methode de overheid niet van zijn verantwoordingsplicht ontslaat. Van werkprocessen die als permanent te bewaren worden aangemerkt, moeten ook de e-mails worden bewaard. Ook al zitten die niet in de e-mailboxen van sleutelfiguren. De methode is dus vooral aanvullend.

Enorme drukte bij post in verband met kerstpost

Nederland
In 2016 verscheen een White Paper over hetzelfde onderwerp van de hand van het Nederlandse Ministerie van Binnenlandse Zaken. Binnen het programma Rijk aan informatie onderzoeken zij of de Capstone methode ook in Nederland kan werken. De vernetwerking, het samenwerken in ketens en de enorme hoeveelheid e-mails maken het steeds ingewikkelder om informatie per werkproces te bewaren.

Voor historici kan deze methode zowel voor- als nadelen hebben. Als e-mails nu niet goed worden bewaard, heeft dat grote gevolgen voor het historisch onderzoek van de toekomst. Dossiers zijn immers niet compleet. Het bewaren van hele boxen kan dan uitkomst bieden. Het is dan wel belangrijk dat al die e-mails en de digitale zaakdossiers samen een bruikbaar geheel van informatie zullen vormen. Er zullen geen duidelijk afgebakende dossiers meer zijn, alleen nog digitale puzzelstukjes. Om die te vinden en op hun plek te leggen, zijn geavanceerde zoekmethoden nodig. Daarnaast is het van belang dat de sleutelfiguren zorgvuldig worden gekozen. Samen moeten zij representatief zijn voor de werkzaamheden van  iedere overheidsinstelling.

Verrassend genoeg ontbreekt in het Nederlandse White Paper de waarschuwing van het Amerikaanse  Nationaal Archief. Men zegt weliswaar dat de methode mogelijk niet geschikt is voor zogenaamde uitvoeringsorganisaties (die slaan informatie op ‘per zaak’ en daar horen ook de e-mails bij) maar bij alle overige overheidsinstanties lijkt het niet te gaan om een aanvullende methode. E-mails die vanwege hun onderwerp permanent bewaard zouden moeten blijven, kunnen straks dus mogelijk toch vernietigd worden. Alleen omdat ze niet in de inbox van één van de sleutelfiguren zitten. Daarmee blijft er een risico op digitaal geheugenverlies op de lange termijn.

Onderzoek
Of de methode werkt, wordt op dit moment bij de ministeries van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en van Justitie en Veiligheid  onderzocht. Het onderzoek richt zich op gebruiksgemak, de selectie van sleutelfunctionarissen en duurzame toegankelijkheid van de e-mails. Een vierde aspect lijkt echter bijzonder ingewikkeld te worden: openbaarheid en privacy.

In een zaakdossier kan die ene e-mail van een ambtenaar best openbaar zijn. De vraag is echter of dat ook nog geldt bij een hele e-mailbox. Daarin zitten misschien ook wel persoonsgegevens van burgers en in elk geval stapels e-mailadressen die normaal gesproken niet met de buitenwereld worden gedeeld. Zal het dan straks gaan gebeuren dat digitale zaakdossiers openbaar naar het Nationaal Archief worden overgebracht, maar de daarin behorende correspondentie enige tijd beperkt openbaar blijft? Dan zullen zowel archivarissen als historici nog heel wat 21th century skills moeten aanleren om alle relevante bronnen te kunnen vinden en aan elkaar te verbinden.

Benieuwd naar het White Paper?  https://www.rijkaaninformatie.nl/projecten/e-mailarchivering

Historici.nl
Het KNHG is de grootste organisatie van professionele historici in Nederland. Het biedt een platform aan de ruim 1100 leden en aan de historische gemeenschap als geheel. Wordt lid van het KNHG.
Historici.nl
Terug naar de bron: de geschiedenis ontrafeld met nieuwe technologie. Dat is de missie van het Huygens ING, een onderzoeksinstituut op het gebied van geschiedenis en cultuur.