Januari openbaarheidsmaand in archievenland

Elk jaar schuift de openbaarheidsgrens van archieven weer een stukje op en worden soms spannende zaken onthuld. Van bijvoorbeeld Politiearchieven zijn nu ook de stukken uit 1940 openbaar, aardig indien u belangstelling heeft voor de Tweede Wereldoorlog.

Wet openbaarheid van bestuur

Openbaarheid van overheidsinformatie is een belangrijke voorwaarde voor het functioneren van een democratische rechtstaat omdat en opdat burgers informatie over het functioneren van de overheid kunnen vergaren. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) regelt uw recht op informatie van de overheid. Een bestuursorgaan verbeurt een dwangsom als zij een aanvraag openbaarheid niet op tijd afhandelt. Veel bestuursorganen zien zich steeds meer geconfronteerd met Wob-verzoeken waarbij de vragensteller niet zo zeer uit lijkt te zijn op de informatie zelf, als wel op uitbetaling van de dwangsom als niet op tijd op de aanvraag wordt gereageerd. De gemeente Dordrecht bijvoorbeeld heeft daar in extreme mate last van.

Het initiatiefwetsvoorstel (2014, Groen Links, D66) Wet open overheid (Woo) zal op termijn de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) gaan vervangen. Het doel van deze nieuwe wet is – aldus de memorie van toelichting – om overheden en semi-overheden transparanter te maken, om zo het belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische rechtsstaat, de burger, het bestuur en economische ontwikkeling beter te dienen. Het voorstel krijgt veel kritiek, bijvoorbeeld van de VNG inzake de plicht tot actieve openbaarmaking. Die ‘bergt het gevaar in zich dat adviezen anders opgeschreven worden en dat gemeenten geen informatie van derden meer krijgen.’ Ook de verplichting alle documenten centraal te registreren gaat de VNG te ver. ‘Wij bepleiten een register van documenten van algemene aard, waarvan het logisch of begrijpelijk is dat een burger hier kennis van kan nemen.’ Verder zijn de scherpere uitzonderingsgronden, de bredere reikwijdte (meer bestuursorganen dan nu onder de Wob vallen) en de voorgestelde ‘informatiecommissaris’ de VNG een doorn in het oog.

Archiefwet

Worden overheidsarchieven overgebracht naar een openbare archiefinstelling, dan geldt voor deze bescheiden de Archiefwet. De Wob (Woo) is er voor het verkrijgen van informatie van de overheid (hoeveel heeft de aanleg van die parkeergarage gekost?), de Archiefwet regelt uw recht op inzage, het raadplegen van overgebrachte stukken. Degene die zorg draagt voor een gevormd archief is verantwoordelijk voor het regelen van de openbaarheid van het over te dragen archief aan een openbare archiefinstelling en beoordeelt zelf of er voor bepaalde documenten beperkingen aan de openbaarheid moeten worden gesteld. De archivaris adviseert vervolgens. Wanneer de openbaarheid van een archiefblok beperkt wordt, moet dit in een Besluit beperking openbaarheid worden vastgelegd. Bij de overdracht van overheidsarchieven naar een Archief is het in sommige gevallen nodig om beperkingen aan de openbaarheid te stellen op basis van in de Archiefwet genoemde gronden. In de meeste gevallen betekent dit dat de archieven alleen mogen worden geraadpleegd als voldaan is aan bepaalde voorwaarden (bijvoorbeeld het indienen van een schriftelijk verzoek voor ontheffing).

De Archiefwet 1995 kent drie gronden om de openbaarheid te beperken:

•bescherming persoonlijke levenssfeer (AW art 15.1 onder a)

•belang van de Staat of zijn bondgenoten (AW art.15.1. onder b)

•onevenredige bevoordeling of benadeling (AW art. 15.1 onder c)

De meeste archieven in beheer bij een openbare archiefinstelling zijn 20 jaar of ouder. In principe wordt een overheidsarchief na 20 jaar openbaar gemaakt, bij overdracht naar het archief. Deze termijn kan soms worden verlengd tot 75 jaar na de datum van een individueel stuk of dossier. Voor akten van de Burgerlijke Stand gelden andere wettelijke termijnen in verband met privacy:

◾Geboorteakten zijn openbaar vanaf 100 jaar na geboorte van de persoon

◾Overlijdensakten zijn openbaar vanaf 50 jaar na overlijden van de persoon

◾Huwelijksakten zijn openbaar vanaf 75 jaar na voltrekking van huwelijk van de personen.

Dilemma’s in het digitale tijdperk

Marens Engelhard, directeur Nationaal Archief. ‘We zijn als samenleving steeds voorzichtiger met privacy en bijvoorbeeld concepten als het recht vergeten te worden. In een digitale wereld waarin alle informatie direct beschikbaar, reproduceerbaar en verspreidbaar is, is dat heel begrijpelijk. Iets wat eenmaal online staat krijg je er eigenlijk nooit meer af. Aan de andere kant smijten we onbekommerd met onze persoonlijke gegevens in allerlei apps en toepassingen waar we niet meer buiten kunnen. Dat is de privacy paradox. Als je de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het recht vergeten te worden op alle archieven volledig zou toepassen valt er in de toekomst niet veel meer te onderzoeken. We zien ook bij overheidsinformatie dat beperkingen eerder toenemen dan afnemen. Dat komt ten dele doordat digitale archieven vaak nog niet op orde zijn en daardoor niet goed raadpleegbaar. Men neigt er dan maar toe om op het geheel openbaarheidsbeperkingen te leggen. Een andere belangrijke reden is de toename van opvattingen rond privacy en zaken als bijvoorbeeld beleidsintimiteit.’(interview op Open-Overheid.nl; zie www.http://open-overheid.nl/interview/marens-engelhard/)

Spanning en sensatie?

Dinsdag 5 januari 2016 was het weer Openbaarheidsdag (sinds 2010) in het Nationaal Archief (NA). Duizenden documenten zijn vanaf die dag zonder beperking voor iedereen in te zien. De lijst is lang en divers en bevat onder andere veel stukken uit 1940, het eerste oorlogsjaar. Van het Kabinet van de Koning komen zelfs de archieven uit de gehele oorlogsperiode beschikbaar. Dus ook stukken uit de tijd van Wilhelmina’s ballingschap in Londen en het zogenaamde Geheim Archief. Koningin Wilhelmina schroomde niet haar mening, opmerkingen en plannen op papier te zetten. In de archieven is te lezen wat er tijdens de oorlog door haar hoofd ging. Het NOS-journaal, RTL nieuws en RTLz (Van Liempt) besteedden uitgebreid aandacht aan de vrijgegeven stukken. Zie ook https://www.youtube.com/watch?v=zaE-6-w3HQI

Historicus Gerard Aalders (http://www.gerardaalders.nl/): ‘Een paar jaar geleden kwam volgens een persbericht van het Nationaal Archief het totale archief over het Lockheed-schandaal (een eufemisme voor het corrupte gedrag van prins Bernhard) vrij. Het Nationaal Archief wist zelf ook niet beter dan dat voortaan alles openbaar was. Maar ik had de inventarislijst van het Lockheed-archief (dat op ministerie van Algemene Zaken werd bewaard) in handen gekregen. Volstrekt onbedoeld uiteraard. De leuke stukken zaten tot 2025 op slot en de nog sappiger stukken zelfs tot 2050: zoals inventarisnummer 12520 met verslagen van gesprekken met de prins. Is het een wonder dat ik mijn bedenkingen heb tegen het charmeoffensief van de overheid die aantoonbaar liegt over openbaarmaking van haar archieven?’

Tsja. De lijst van Algemene Zaken gaat vast over niet overgebracht archief en de beperkende bepalingen zijn vermoedelijk gesteld met verwijzing naar staatsbelang en bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Een onderzoeker zal in dat geval een beroep moeten doen op de Wob (Woo).of na overbrenging een verzoek indienen bij de Archivaris.

De Volkskrant (5 januari) zocht en vond in de vrijgekomen stukken aansluiting bij de actualiteit. ‘Het huidige kabinet mag de handen vol hebben aan de huisvesting van vluchtelingen, ook het kabinet-Lubbers III heeft in 1990 meermalen vergaderd over de ‘noodsituatie opvang asielzoekers’. Dat blijkt uit de 25 jaar oude notulen van de ministerraad. Sinds dinsdag zijn de verslagen niet langer ‘Zeer Geheim’, maar liggen ze ter inzage in het Nationaal Archief. Het kabinet van CDA en PvdA zocht ook in 1990 naarstig naar opvanglocaties. Minister Hedy d’Ancona (Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur) meldde in de ministerraad van 7 september dat ze negen locaties voor nieuwe asielzoekerscentra had gevonden.’

Aan de openbaarheidsdag 2016 deden veel meer archiefdiensten mee dan het NA, zoals Tresoar, Eemland, Nieuwland, het Drents Archief, het Regionaal Archief Tilburg, Nijmegen en het Stadsarchief Amsterdam. Bij andere archiefdiensten zoals het Stadsarchief Rotterdam en het Brabants Historisch Informatie Centrum hebben ze zelfs een openbaarheidsmaand. Uiteraard dient dat een PR doel: aandacht voor archieven en openbaarheid, komt dat zien! En waarom ook niet? Zie tot besluit http://www.stadsarchief.rotterdam.nl/nieuws/openbaarheidsmaand-oorlogsdreiging-en-beveiliging-van-de-koninklijke-familie