Kwartiermaker Informatiebeheer – Historisch Archief Westland

Bedrijfsinformatie

Bouw mee met de gemeente Westland. De gemeente Westland is met ruim 100.000 inwoners één van de dertig grootste gemeenten in Nederland. Met haar duurzame en innovatieve glastuinbouwcluster is de gemeente Westland een belangrijke economische motor. Op een inspirerende manier biedt de gemeente Westland haar inwoner ruimte, rust, groen en woonomgevingen met aantrekkelijke recreatiemogelijkheden en voorzieningen. Een vitale economie en een bloeiend verenigingsleven zorgen voor een dynamische en actieve gemeente. Slagkracht, ambitie, innovatie en professionaliteit, dat zijn de kernbegrippen waar het in Westland om draait!

De organisatie
Gemeente Westland is een uitdagende en eigentijdse werkgever, die continu in ontwikkeling is. We zijn een actieve werkorganisatie met een prettige, informele werksfeer en volop ontwikkelingsmogelijkheden. We sturen op resultaten en het tonen van eigen initiatief wordt gewaardeerd. Gemeente Westland is onderverdeeld in vier clusters: Dienstverlening, Beleid, Ruimte en Bedrijfsvoering, met daarnaast een unit Concern control en eenheid Bureau gemeentesecretaris.

Cluster Dienstverlening
De collega’s die werkzaam zijn binnen dit cluster verstrekken informatie en leveren de individuele gemeentelijke diensten aan inwoners en organisaties. Het cluster bestaat nu uit 7 teams en maakt de komende tijd de omslag naar een procesgerichte manier van organiseren. Zo streven we naar een dienstverlening die past bij de huidige tijd waarbij de behoefte van inwoners en organisaties centraal staat. Wil je iets voor de maatschappij betekenen, dan is dit cluster zeker iets voor jou.

Team Registratie
Wij van team Registratie zijn verantwoordelijk voor alle inkomende en uitgaande post, zowel fysiek als digitale post, zoals e-mails en e-diensten die via de website ingevuld worden. Alle post wordt bij ons gedigitaliseerd, voorzien van data en geregistreerd in onze document management systeem en doorgeleid naar de juiste teams en collega’s binnen de organisatie.

Team Historisch archief Westland
Het Historisch Archief Westland (HAW) beheert 2,7 kilometer archieven en talloze collecties waaronder afbeeldingen, boeken, kranten, bouwtekeningen, films en andere bronnen. Daarmee zijn wij één van de belangrijkste beheerders van het culturele erfgoed van de gemeente Westland, onder het motto “Voor het nieuws van gisteren”. We zijn een actieve, informatie verschaffende instelling, die zijn (digitale) collectie actief presenteert. Vanuit de dynamiek van de digitale ontwikkelingen geven wij een actieve visie op toekomstig beheer en gebruik van digitale collecties. We hebben een wettelijke taak ten aanzien van het beheer, behoud, ontsluiten en het ter beschikking stellen van gemeentelijke archieven. We bestaan uit 7 medewerkers en 30 vrijwilligers.

Functieomschrijving

Gemeente Westland zet de komende jaren in op het in balans brengen en houden van de gemeentelijke organisatie en het actualiseren en verbeteren van de werkprocessen. Doordat gemeentelijke werkzaamheden grotendeels digitaal plaats vinden heeft het moderniseren en implementeren van het gemeentelijk digitaal informatiebeheer daarbij hoge prioriteit.

Daartoe wil de gemeente Westland op korte termijn o.a. een Strategisch Informatie Overleg (SIO) instellen waar alle stakeholders in het informatiedomein aan deelnemen en waar vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding worden belegd. Als kwartiermaker Informatiebeheer ben je hierin een gesprekpartner op strategisch en kaderstellend niveau en bewaak je daarin vooral ook de robuustheid en duurzaamheid van het informatiebeheer.

Als kwartiermaker Informatiebeheer ben je verantwoordelijk om in samenwerking met de betrokken stakeholders een brug te slaan tussen het bedrijfsbelang van informatie in de dynamische fase (domein van proceseigenaren en DIV) en de statische fase waarin informatie beschikbaar is voor hergebruik en duurzaam bewaard moet worden tot het moment dat het voor vernietiging of blijvende bewaring in aanmerking komt (domein van Historisch Archief Westland).

De focus ligt daarbij op ‘archivering by design’: het bij het ontwerpen, aanschaffen en implementeren al rekening houden met de archivering, zodat duurzaamheid geborgd is. Deze functie maakt mede daarom deel uit van cluster Dienstverlening aangezien bij operationele processen digitale archivering al vanaf het eerste klantcontact aan de orde is.

Als kwartiermaker Informatiebeheer vervul je ook een brugfunctie tussen het inhoudelijke informatiebeheer en de informatietechniek. Jij bent in staat om informatiebeheer gemeentebreed op de agenda te zetten en alle betrokkenen bewust te maken van hun rol en verantwoordelijkheid hierin. Het eindresultaat is een overzichtelijk, gemeente-breed informatielandschap wat conform de Archiefwet ’95 beheerd kan worden. De komende jaren is o.a. de realisatie van een e-depot aan de orde. Vanwege de te verwachten kortere overbrengingstermijn kan HAW al in 2022 de eerste formele overbrenging naar een e-depot verwachten. De focus van jou als kwartiermaker zal daarbij vooral komen te liggen op de inrichting en het beheer van de informatiehuishouding in de gemeentelijke organisatie.

Als teammanager Informatiebeheer DV geef je integraal leiding aan de eenheden HAW en Registratie.

De eenheid HAW bestaat uit ca. 7 fte en een aantal vrijwilligers. HAW beheert het papieren archief van de gemeente Westland, maakt dit toegankelijk en ontsluit dit naar de samenleving. HAW houdt ook toezicht op de gehele gemeentelijke informatiehuishouding. Daarnaast beheert en ontsluit HAW diverse particuliere archieven, kaartmateriaal, een kunstcollectie, foto- en filmmateriaal etc. Ook vervult HAW een educatieve functie.

De eenheid Registratie bestaat uit ca. 6 fte en houdt zich m.n. bezig met het selecteren, scannen, registreren en verspreiden van binnenkomende fysieke en digitale post, incl. e-mails en e-formulieren. De eenheid Registratie is ook actief betrokken bij de opbouw en uitbouw van een brede frontoffice voor de gemeente, gericht op de realisatie van een  integrale online en omnichannel dienstverlening voor de gemeente Westland incl. ketenpartners.

Functie-eisen

Van de kwartiermaker/teammanager Informatiebeheer wordt onder meer het volgende verwacht:

• duidelijk, positief, proactief en ondersteunend leidinggeven aan de professionals van HAW en Registratie
• ontwikkelen van een visie en strategie op het gebied van duurzaam informatiebeheer
• ontwikkelen en handhaven van kaders, beleid en richtlijnen op het gebied van informatiebeheer
• adviseren over risicobeheersing op het gebied van informatiebeheer
• trekker/initiator van het SIO zijn
• opstellen van de informatiearchitectuur (voor zover niet technisch en applicatie gericht)
• realiseren van een e-depot, incl. aanverwant procesherontwerp
• een brug slaan tussen de I&A organisatie en de business (zowel qua innovatie als beheer)
• vanuit HAW bijdragen aan een kwaliteitsimpuls t.b.v. de dossiervorming door proceseigenaren en medewerkers.

Wij zijn op zoek naar een dynamisch persoon met onder meer de volgende kwaliteiten:

• academisch werk- en denkniveau met meerjarige jaar relevante werkervaring
• HR-manager met een coachende, faciliterende en stimulerende managementstijl; mens én resultaatgericht
• ervaring met opstellen van bestuurlijk en strategisch beleid en dit vertalen naar de rest van de organisatie
• aantoonbare kennis van en ervaring met alle raakvlakken van informatiebeheer
• aantoonbare kennis van wettelijke taken zoals de Archiefwet, erfgoedwet, omgevingswet, wet openbaarheid bestuur, wet hergebruik overheidsinformatie en AVG in relatie tot digitalisering en werken in de Cloud
• sterke affiniteit met het erfgoed en de cultuur van het Westland
• communicatieve en sociale vaardigheden voor het verkrijgen van draagvlak voor de organisatievisie en -strategie van het Historisch Archief Westland bij de (inter-)gemeentelijke besturen.

Arbeidsvoorwaarden

Wij bieden je een informele en collegiale werksfeer en flexibele werktijden die passen bij eigentijds werken. De gemeente Westland heeft een goede pensioenregeling en kent een goed pakket secundaire arbeidsvoorwaarden met faciliteiten op het gebied van opleiding (waaronder de Westlandse School) en het individueel keuzebudget met o.a. de mogelijkheid tot koop van vakantie-uren en aanschaf van een fiets. Bij gebleken geschiktheid kan het salaris oplopen tot € 5.984,00 bruto per maand bij een dienstverband van 36 uur. Vooralsnog betreft dit een functie voor 32-36 uur per week voor de periode van 1 jaar. Bij goed functioneren is er uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd.

Contactinfo

Wil je meer informatie, neem dan contact op met Frits Dreschler, directeur cluster dienstverlening via telefoonnummer (0174) 67 3400. De eerste gesprekken worden op een nader te bepalen tijdstip gepland.

Interesse in deze functie, solliciteer dan voor 19 juli 2019 via deze link

Acquisitiie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.