Historici.nl





#opstand
#cultuur en kunst
#politiek en bestuur
#maatschappij
#wetenschap en techniek
#oorlog en krijgsmacht
#economie en financiën
#kerk en religie
#overzeese gebieden
#scheepvaart
#onderwijs
#erfgoed
#recht
#kolonialisme
#archieven
#Tweede Wereldoorlog
#slavernij
#Gender
Gepubliceerd op 25-06-2018
Door Maartje van de Kamp
Maartje van de Kamp

Overheidsarchief na tien jaar openbaar?

Op 11 juni kondigde minister Slob voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media aan dat de Archiefwet een metamorfose krijgt. De meest in het oog springende wijziging wordt de verkorting van de zogenaamde overbrengingstermijn. Dat is de termijn waarna overheidsinstellingen hun archieven moeten overbrengen naar een openbare archiefbewaarplaats. Nu is dat nog twintig jaar, het wordt straks tien.

De brief aan de Tweede Kamer, waarin Slob zijn toezegging deed, is een reactie op een motie van Tweede Kamerlid Gert-Jan Segers. Na het geklungel met het bonnetje van Teeven (u weet wel, dat briefje waarop stond hoeveel van zijn inbeslaggenomen geld drugscrimineel Cees H. weer terugkreeg), vroeg hij de minister de Archiefwet te moderniseren en aan te passen aan de moderne en digitale tijd.

Die Archiefwet stamt uit 1995 en was toen zijn tijd best ver vooruit. Zo was deze niet alleen van toepassing op papieren archieven, maar op alle archieven die de overheid vormt. Het digitale archief van vandaag valt daar dus ook onder. Bovendien ging de overbrengingstermijn destijds van vijftig naar twintig jaar. Dat was één van de kortste termijnen in heel Europa.

De wet schrijft voor dat alle overheidsorganen hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren. Sinds we digitaal zijn gaan werken in allerlei verschillende systemen, blijkt dat echter steeds moeilijker geworden. Bits en bytes vergaan veel sneller dan papier en wie zijn oude databases niet af en toe overzet in nieuwe systemen, kan ze na een paar jaar helemaal niet meer openen. Hoeveel van u hebben er niet nog een bakje onbruikbare floppy’s op zolder liggen?

Foto: Nationaal Archief nr. 908-4441.

Om die zogenaamde bitrot te voorkomen en overheden te dwingen hun archief beter op orde te houden, wordt nu dus de overbrengingstermijn verkort. De hoop is dat door deze verkorting overheden al bij het ontwerp van hun systemen rekening gaan houden met archivering. Zo kan daarin al worden vastgelegd welke informatie straks voor altijd wordt bewaard en wat er moet worden vernietigd. Dan hoeft die beoordeling niet meer plaats te vinden op het moment van overbrenging.

Voor historici is dit natuurlijk goed nieuws. Als de verkorte termijn er inderdaad voor zorgt dat het digitale overheidsarchief in betere staat wordt gebracht en gehouden, is de kans groot dat er meer wordt bewaard en straks te gebruiken is. Bovendien kunnen we die bronnen dan ook eerder vinden op de websites van archiefinstellingen. Zo lang het in de systemen van ministeries zit, kunnen we er niet in grasduinen. Toch is er ook reden tot zorg.

Die ingebouwde selectie en korte overbrengingstermijn maken het onmogelijk om op een later moment te besluiten iets toch te bewaren. Gebeurtenissen die voor landelijke beroering zorgen, zoals het neerschieten van vlucht MH17 kunnen tot hotspot worden benoemd, waarna stukken over deze gebeurtenissen ook als blijvend te bewaren worden aangemerkt. Maar als we pas jaren later merken dat bepaalde beslissingen uit het verleden iets belangrijks in gang hebben gezet, zijn de stukken daarover straks waarschijnlijk al voorgoed vernietigd.

Bovendien is het de vraag of het inbouwen van archivering in de systemen van de overheid niet leidt tot steeds minder interessante stukken. In oude dossiers, waarvan de opstellers wisten dat ze nog wel even achter slot en grendel zouden blijven, doen historici niet zelden hun mooiste vondsten. Een ambtenaar die weet dat alles wat hij opschrijft binnen afzienbare tijd publiekelijk ter inzage zal zijn, zal wellicht beter op zijn woorden passen.

Hoe openbaar deze jonge archieven zullen zijn, is overigens nog wel de vraag. De minister geeft in zijn brief aan dat archiefvormers mogelijk vaker een beroep gaan doen op de zogenaamde uitzonderingsgronden. Daarmee kan de openbaarheid van archieven in archiefbewaarplaatsen nog een tijdje beperkt worden, bijvoorbeeld omdat de informatie erin schade kan toebrengen aan personen of aan de Staat. De maximale termijn voor zo’n beperking is 75 jaar. In hoeverre deze aanname klopt, gaat de minister nog verder onderzoeken.

Tenslotte  vragen de digitalisering en de verkorting van de overbrengingstermijn grote aanpassingen van archiefinstellingen en hun gebruikers. Zulk jong archief zal minder snel worden opgevraagd voor historisch onderzoek maar vaker door mensen die aan de informatie nog rechten kunnen ontlenen.  De archiefdienst wordt daarmee het i-loket van de overheid.

De minister wijst er in zijn brief op dat archiefdiensten over het algemeen beter toegerust zijn dan de overheid om de informatie die in archieven besloten ligt, te vinden. Archivarissen kunnen echter onmogelijk de inhoud van alle archieven in hun collecties kennen. Ook voor gebruikers van dat i-loket wordt dat wennen. Zij kunnen straks de overheid niet meer om specifieke informatie vragen, maar zullen zich eerst iets van de soms complexe systematiek van archieven eigen moeten maken.

Dat alles staat echter in schril contrast met een wereld waarin de archieven van de overheid al vergaan zijn voordat ze in een archiefbewaarplaats terecht komen. De verkorting van de overbrengingstermijn is dan ook zeker een stap in de goede richting. Laten we alleen in gedachten houden dat het geen wondermiddel is dat alle problemen van de Nederlandse informatiehuishouding en het daaruit voortkomende erfgoed oplost.

Historici.nl
Het KNHG is de grootste organisatie van professionele historici in Nederland. Het biedt een platform aan de ruim 1100 leden en aan de historische gemeenschap als geheel. Wordt lid van het KNHG.
Historici.nl
Terug naar de bron: de geschiedenis ontrafeld met nieuwe technologie. Dat is de missie van het Huygens ING, een onderzoeksinstituut op het gebied van geschiedenis en cultuur.