Verslag: Het Nationaal Archief en de bureaucratie
Gebruikers van het Nationaal Archief (NA) hebben zich de afgelopen jaren via verschillende media beklaagd over de dienstverlening van deze instelling. Zo schreef de schrijver-journalist Sytze van der Zee vorig jaar een open brief aan de Algemeen Rijksarchivaris Marens Engelhard en besloot met de hartenkreet: ‘Zet het mes in al die verstikkende bureaucratische regeltjes en zorg ervoor dat de echte archivarissen het weer voor het zeggen krijgen.’ Als frequent gebruiker van de instelling kan ik deze oproep alleen maar ondersteunen en velen met mij. Op 17 juni 2015 vond op uitnodiging van het NA een bijeenkomst plaats voor de gebruikers van de beperkt openbare archieven. Er waren circa 35 aanwezigen, variërend van mensen die hun familiegeschiedenis onderzoeken, medewerkers van onderzoeksinstituten, promovendi en programmamakers. Het Nationaal Archief werd vertegenwoordigd door de Algemeen Rijksarchivaris, diverse beleidsambtenaren en juristen, en de behandelaars van de aanvragen.
Privacy en archieven
De Algemeen Rijksarchivaris gaf aan dat hij open staat voor kritiek op zijn organisatie, die echter gebonden is aan de Archiefwet en de wet Bescherming persoonsgegevens. Ook is men gehouden aan de overeenkomsten die men met de overdragende organen heeft afgesloten. Overleg met het ministerie van Veiligheid en Justitie over versoepeling van de voorwaarden betreffende de strafdossiers van de Bijzondere Rechtspleging heeft niet het gewenste resultaat opgeleverd. Aan deskundigen is gevraagd om een advies op te stellen over deze materie. Er wordt Europese regelgeving voorbereid ter bescherming van de privacy van burgers binnen de digitale context, die tot verdere restricties in het archiefwezen kan leiden. Binnen de legale context van overeenkomsten, nationale en supranationale wetgeving tracht het Nationaal Archief zijn taak te vervullen en maakt daarbij gebruik van procedures. De Rijksarchivaris zag de bijeenkomst als een manier om te communiceren met de gebruikers, en mogelijk gezamenlijk tot oplossingen te komen binnen de geldende regelgeving.
Praktijkproblemen
Tijdens de discussie werden praktische problemen genoemd. Het NA verstrekt geen kopieën uit beperkt openbare archieven, dus de dossiers moeten worden overgetypt. Per dossier moet inzage worden aangevraagd, zodat de tijdrovende procedure steeds moet worden doorlopen. Telkens moet worden aangetoond dat een betrokkene is overleden; dat kost tijd en geld terwijl dit vaak bij het NA al bekend is. Als oplossing werd door een deelnemer aangedragen het Amerikaanse systeem van declassificatie: als een dossier voor iemand is opengesteld, geldt dat ook voor volgende aanvragers. Het NA kan een database bijhouden met de gegevens van overledenen, zodat de betreffende dossiers openbaar worden (privacy betreft de levenden). Stroomlijning van de procedures zal in de praktijk tot vermindering van wachttijden leiden. Daartoe bleek de Algemeen Rijksarchivaris bereid.
Principekwestie: kopieerverbod
Ten slotte de voor mij belangrijkste kwestie: er worden geen kopieën verstrekt uit beperkt openbare archieven wegens de privacy. Uitzonderingen op humanitaire of wetenschappelijke gronden zijn niet mogelijk. Het NA legitimeert zijn houding met verwijzing naar regelgeving en rechtspraak. Ik heb aangegeven dat dit in de praktijk leidt tot vertragingen in het wetenschappelijk onderzoek en frustratie bij burgers die aan waarheidsvinding doen. En als men externe machten inschakelt zoals ambassades of personen met invloed, verdwijnt het kopieerverbod ineens als sneeuw voor de zon. Dus van gelijke monniken, gelijke kappen is geen enkele sprake.
De keuze waarvoor het NA nu staat.
Ik meen dat archivarissen binnen het wettelijke kader, op grond van hun beroepscode en professionele competentie, een zorgvuldige afweging kunnen maken van de belangen die gemoeid zijn met het verstrekken van kopieën van beperkt openbare stukken. Het is nu afwachten welke weg wordt ingeslagen: het NA als vazal van een overheid die zich middels procedures en rechtspraak angstvallig beschermt tegen de onderzoekende burger, of het NA als onafhankelijke en transparante facilitator van humanitair, wetenschappelijk en alledaags historisch onderzoek.
Raymund Schütz (Vrije Universiteit Amsterdam)
