Medewerker Archief – Avans Hogeschool

Bij Avans hebben we een flink (fysiek) archief met belangrijke stukken zoals getuigschriften en diploma’s. Oud-studenten vragen wel eens om hun diploma, bijvoorbeeld wanneer zij solliciteren bij een nieuwe werkgever. Jij weet dat soort stukken snel boven tafel te krijgen, omdat je weet hoe de structuur van een (digitaal) archief in elkaar steekt.

Alles wat bij jou binnenkomt vanuit de academies en diensten wordt door jou geregistreerd, voorzien van de juiste vernietigingstermijn en gearchiveerd. Dit geldt voor zowel digitale als papieren archiefstukken. Met name na de tentamenperiodes heb je veel archiefdozen te verwerken. Dat betekent: flink sjouwen, want die archiefdozen zijn niet bepaald licht. Andere keren breng je meer tijd door achter je laptop, bijvoorbeeld bij het registeren van digitale informatiestromen of het digitaal opschonen van fysieke archiefdelen.

Als Medewerker Archief ga je, na een goede inwerkperiode, aan de slag met jouw eigen archiveringsproject. Daarbij krijg je van ons veel vrijheid. In overleg met de Record Manager bepaal jij hoe je jouw werk graag aanvliegt. Zo heb je ook invloed op de werkwijze van post en archief. Jouw ideeën zijn daarbij meer dan welkom. Bovendien is er een mogelijkheid om in de toekomst door te groeien in een ondersteunde adviesrol. Het fysiek archief zoals we dat nu kennen neemt in de komende jaren langzaam in omvang af. Voor jouw functie betekent dit dat je, samen met de Record Manager, een taak krijgt in het adviseren en ondersteunen van collega’s binnen Avans ten aanzien van het toegankelijk maken en houden van digitale archieven.

Je leest het al. Met jouw werk draag je bij aan een opgeruimd en goed geordend archief dat voldoet aan de Archiefwet en de Selectielijst van Avans. En dankzij de juiste en volledige vastlegging van archiefwaardige informatie kan Avans haar werk goed uitvoeren. Mooi werk dus, met concrete doorgroeimogelijkheden richting een adviesrol.

Je komt terecht in een klein team van zelfstandig werkende collega’s. Jouw directe collega werkt ook parttime en meestal niet op dezelfde dagen. Dat betekent dat je vaak alleen in het archief bent. De Record Manager is wel vaker op locatie. Uiteraard onderhoud je met beiden nauw contact, bijvoorbeeld via Whatsapp en MS Teams. En soms, live op locatie. Ook jouw collega’s van de postkamer zie en spreek je regelmatig.

Zeker wanneer je net start zorgen we ervoor dat je werkt op de dagen waarop ook jouw collega’s aanwezig zijn. Zo leer je hen, de omgeving en onze processen snel kennen. En merk je dat we houden van een positieve mindset en onze zorgvuldige en integere manier van werken graag combineren met een vleugje humor. De sfeer is gemoedelijk. En met jouw kleine team hoor je ook bij onze Dienst ICT en Facilitair (DIF). Worden er vanuit DIF leuke activiteiten en bijeenkomsten georganiseerd – en dat gebeurt nogal eens – dan hebben we je er graag bij.

Een omgeving waar je de vrijheid krijgt om dingen te ontdekken en te verbeteren; zo halen we het beste uit je. We faciliteren je in jouw continue ontwikkeling, waarmee jij vervolgens bijdraagt aan onze verdere vakinhoudelijke en technische professionalisering.

Verder bieden we je:

• Een maandsalaris van minimaal € 2.122 tot maximaal € 2.961 bruto bij een fulltime aanstelling (schaal 6 cao hbo)
• Een eindejaarsuitkering, die ongeveer gelijk is aan een dertiende maand.
• Een aanstelling voor 1 jaar. Bij goed functioneren en voldoende formatieruimte hoort een verlenging tot de mogelijkheden.
• Een goede werk-privébalans en fijne werkplekken.
• Een goede pensioenregeling.

Je bent integer en kunt vertrouwelijk omgaan met de informatie die je in handen krijgt. Met jouw scherpe blik heb je snel door waar een post- of archiefstuk over gaat en weet je precies welke metadata je eraan dient toe te kennen. Je gaat voor het beste resultaat, dus zet ook een stap extra als dat het gewenste doel oplevert. Vanzelfsprekend ben je heel geordend en gestructureerd.
Daarnaast vind je het leuk om fysieke werkzaamheden in het centrale archief uit te voeren.

Met de meer adviserende rol ten aanzien van het toegankelijk maken en houden van archiefwaardige, digitale informatie, komen jouw communicatieve- en adviesvaardigheden goed van pas. Je bent leergierig en wordt enthousiast van de gedachte om op termijn gebruikers ondersteuning te gaan bieden bij de inrichting en beheer van een archieffunctie.

Verder heb je:

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een relevante richting in de informatiedienstverlening zoals SOD 1, Informatiebeheer of vergelijkbaar.
• Minimaal 1 jaar ervaring met het registreren en/of archiveren van digitale informatiestromen en vaktechnische kennis op het gebied van post en archiefvorming.
• Kennis van Office 365, vooral van SharePoint, MS Teams, Outlook en Excel.
• Humor en een positieve mindset.
• Ervaring met continu verbeteren is een pre. Is dat nieuw voor je, dan ben je in ieder geval  bereid om je hierin te verdiepen.

Groot, maar kleinschalig. Betrokken. Persoonlijk. Dat is Avans. Hier kun je jezelf zijn. Je krijgt met jouw unieke ideeën en inzichten bij ons alle ruimte. Dat past bij ons lerende en ondernemende karakter. We bieden optimaal flexibel onderwijs en onderzoek in co-creatie met het werkveld. En we veranderen continu mee met de wereld om ons heen. We willen steeds meer maatwerk aanbieden, waarbij studenten gedeeltelijk zelf hun eigen leerroute bepalen. Dat is onze Ambitie voor 2025. Ontdek Avans als werkgever via deze verhalen. 

Zie je een mooie rol voor jezelf in het nóg verder professionaliseren van ons onderwijs? Solliciteer dan uiterlijk maandag 24 juli 2023 via de sollicitatiebutton. Vertel ons in je motivatie waarom jij zin hebt in deze uitdaging. Heb je inhoudelijke vragen? Neem dan contact op met Margreet Joosen, Record Manager, via mcmb.joosen@avans.nl / 088-5258213. Wij geven je binnen 2 weken na de sluiting van de vacature een update over jouw sollicitatie.

Klik hier voor meer informatie over de organisatie.

Solliciteer