Vacature: Coördinator Collectiebeheer & Advies bij het Regionaal Archief Alkmaar

Het Regionaal Archief Alkmaar is op zoek naar een coördinator voor de afdeling Collectiebeheer & Advies (32-36 uur)

Wat doet je afdeling?

De afdeling Collectiebeheer & Advies (C&A) kent verschillende disciplines met initiatiefrijke en zelfstandig ingestelde medewerkers. Binnen de afdeling C&A worden analoge en digitale collecties (archieven, beeld, bibliotheek) geacquireerd, beheerd en beschikbaar gesteld via de website, worden collectiebeheersystemen, het e-depot en het e-loket bouwdossiers doorontwikkeld en verbeterd, en wordt gewerkt aan de preservering van analoge en digitale informatie voor de lange termijn. Daarnaast houden wij vanwege onze archiefwettelijke taak toezicht op het informatiebeheer bij de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen in ons werkgebied, en adviseren en begeleiden wij deze organisaties bij het overbrengen van hun analoge en digitale informatie naar onze archiefbewaarplaats. Ook adviseren wij vele particuliere organisaties zoals historische en culturele verenigingen in ons werkgebied over hun collecties, en ondersteunen wij hen bij de aansluiting op en het gebruik van onze multitenancy voorziening Erfgoednet.

Speerpunten die op de rol staan voor de beleidsperiode 2024-2028 zijn onder meer:

• De inrichting van een nieuw collectiebeheersysteem gebaseerd op linked open data.
• De doorontwikkeling van de digitale dienstverlening i.s.m. de coördinator Dienstverlening.
• De preservering van analoge en digitale collecties voor de lange termijn.
• De implementatie van een informatiebeheersysteem en een kwaliteitssysteem voor de organisatie.

Daarnaast zijn er verschillende projectmatige, organisatiebrede projecten waarin je betrokken kunt zijn. Voorbeelden zijn: open dagen, archiefmiddagen, de voorbereidingen van kleine exposities met collectiemateriaal, historische/erfgoedprojecten in samenwerking met de bij ons aangesloten gemeenten of met historische verenigingen in ons werkgebied, gezamenlijke publicaties etc.

Hoe ga je dit doen?

Als coördinator van zo’n diverse afdeling met 16-18 medewerkers ga je de vele werkprocessen binnen de afdeling overzien en waar nodig verbeteren. Je hebt een coachende rol binnen de afdeling, en je geeft formele sturing waar nodig, bijv. door jaarlijkse werk- en activiteitenplannen te initiëren, en informele sturing, zoals de begeleiding van het schrijven van beleids- of procedurestukken of het meedenken over de dagelijkse uitvoer van de werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat je op de hoogte bent van de verschillende activiteiten en projecten binnen de afdeling, initieert overleg waar nodig en schuift af en toe aan bij lopend overleg van de verschillende disciplines. Daarnaast draai je als actief deelnemende leidinggevende mee op de werkvloer in bepaalde processen en ondersteun je collega’s of helpt ze uit de brand waar nodig.

Als coördinator Collectiebeheer & Advies vorm je samen met de directeur en de coördinator Dienstverlening het managementteam (MT) van het Regionaal Archief Alkmaar. Het MT heeft tweewekelijks overleg. Als MT-lid bepaal je mede de agenda van dit overleg en denk je actief mee over organisatiebrede ontwikkelingen en verbeterpunten. Je houdt de andere MT-leden op de hoogte van de ontwikkelingen binnen je afdeling en licht beleids- of uitvoeringsvoorstellen vanuit je afdeling toe en koppelt deze ook terug. Organisatiebreed kun je MT-liaison zijn voor specifieke werkgroepen of projectgroepen. Daarnaast heb je ook de informatiebeveiliging binnen de organisatie in je portefeuille opdat we als organisatie aan de BIO blijven doen. Ook ben je verantwoordelijk voor de interne en externe kennisbank waarmee we de aanwezige kennis bij het archief onderling en met de buitenwereld delen.

Wat vragen wij?

• Je hebt een HBO/WO werk- en denkniveau en een relevante opleiding, zoals archivistiek, geschiedenis, boekwetenschappen, informatiekunde, of een vergelijkbare opleiding.
• Je hebt aantoonbare werkervaring in één van de disciplines van de afdeling, liefst in een coördinerende of projectleidende rol, en hebt daarnaast aantoonbare affiniteit met de andere disciplines.
• Je hebt aantoonbare werkervaring met zowel analoge als digitale collecties, en bent in staat om op inhoudelijk vlak actief mee te denken met je medewerkers over de inrichting en verbetering van collectiebeheersystemen (memorix maior, nexus), het e-depot (archivematica), en de blauwdruk die momenteel voor linked open data wordt ontwikkeld.
• Je hebt aantoonbare ervaring met het schrijven van beleidsstukken, procedures, memo’s, en je kunt ook goed je collega’s begeleiden in het schrijven van stukken.
• Je bent goed op de hoogte van de nationale ontwikkelingen in collectiebeheer en advies, en aantoonbaar actief deelnemer aan gezamenlijke initiatieven op het gebied van kennis- of productontwikkeling binnen het werkveld.
• Je hebt kennis van informatiebeveiliging of bent bereid je hierin te ontwikkelen.
• Je bent iemand die in staat is om medewerkers te inspireren en te motiveren, waarbij je de grote lijnen in de gaten houdt, maar ook goed oog hebt voor ieders individuele kwaliteiten en ontwikkelpunten.
• Je bent goed in de lijn bewaken, maar ook in het zoeken naar pragmatische oplossingen; je begrijpt zowel de regels als de praktijk van ons dagelijkse werk en kunt de soms tegengestelde wensen of belangen binnen en buiten de organisatie goed uitonderhandelen.

Spreekt deze vacature je aan, en herken je je in bovenstaand profiel, dan nodigen we je van harte uit om je CV in te sturen met een heldere motivatie waarom je deze functie graag zou willen doen en welke vaardigheden jij meebrengt.

Wat bieden wij?

We bieden je een prettige en informele werkomgeving waarin er veel ruimte is voor kruisbestuiving tussen de verschillende disciplines. De aanstelling is een tijdelijk dienst verband voor een jaar, met de mogelijkheid van verlenging. Je wordt aangesteld in schaal 11 of 11A, afhankelijk van kennis en ervaring. We volgen de arbeidsvoorwaarden onder de CAO SGO en hebben uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden. Bij aanstelling is een Verklaring Omtrent Het Gedrag (VOG) noodzakelijk.

Solliciteren
Je CV met motivatiebrief stuur je uiterlijk 14 mei 12.00 ’s middags per email aan het Regionaal Archief Alkmaar: vacatures@archiefalkmaar.nl. Vragen over de vacature kun je ook via dit emailadres stellen. Sollicitatiegesprekken worden gevoerd op vrijdag 16 mei.

Het Regionaal Archief Alkmaar streeft naar een divers en inclusief personeelsbestand. Verscheidenheid, betrokkenheid en vrijheid in de uitvoering van je taken leiden tot werkplezier en bevorderen het werkresultaat met als gevolg tevreden klanten en opdrachtgevers.